De kracht van verbinden: Hoe kan Hieroo succesvol een nieuwkomer in dienst nemen?

Samen met de gemeente Utrecht, Talents for the Netherlands, Buddy to Buddy, en een nieuwkomer die deze stap al gemaakt heeft, zijn we tijdens een lekkere lunch in dit onderwerp gedoken. We bekeken daarbij het hele traject, van sollicitatie tot aangenomen worden en het werken op opdracht.

Interne analyse

Voor deze bijeenkomst zijn we eerst aan de slag gegaan met onze eigen organisatie onderzoeken.  Wat kom je tegen in het proces, vanaf het moment dat je wil solliciteren tot je daadwerkelijk wordt aangenomen? En wat moeten we aanpassen om te zorgen dat dit ook toegankelijk is voor nieuwkomers? Als eerste is het belangrijk de vacature uit te zetten via verschillende platformen, zoals HalloWerk, Refugee talent hub, en New Dutch Connections. Én om het eigen netwerk van nieuwkomers in te zetten, door hen de vacature via bijvoorbeeld LinkedIn te laten delen. Ook onze vacaturetekst heeft de nodige aanpassingen nodig. De kern was: Keep it simple and clear. Wees duidelijk in wat je van een nieuwkomer verwacht (taalniveau, studierichting) en vraag niet te veel!

Als een nieuwkomer vervolgens op sollicitatie komt, is het belangrijk dat we kritisch zijn op welke vragen we stellen. Vraag niet: waar wil je over 5 jaar staan? Dit is niet logisch voor nieuwkomers, ze moeten immers nog beginnen. Die kritische blik is ook nodig bij het assessment dat je doet als sollicitant. Dus echt terug naar de kern; ‘wat willen we hiermee bereiken?’. Voor nieuwkomers is een assessment misschien iets heel nieuws of onbekends. Ook hier geldt weer: wees duidelijk en transparant! Geef aan waarom we het groepsassessment doen en waarop nieuwkomers beoordeeld worden. We vinden het belangrijk vertrouwen binnen zo’n groep te waarborgen. Je moet je tenslotte veilig voelen om jezelf op je best te kunnen laten zien. Het liefst vormen we daarom een groep met nieuwkomers onderling.

En als je dat assessment en de sollicitatieprocedure hebt doorlopen, word je aangenomen bij Hieroo. De klankbordgroep had mooie aanbevelingen over hoe we de fase daarna aan kunnen pakken. Hun advies is om twee nieuwkomers tegelijkertijd aan te nemen, zodat zij ook bij elkaar terecht kunnen. Als de nieuwkomers zijn aangenomen, is het belangrijk dat het contract goed met ze wordt doorgenomen en regelmatig gecheckt wordt of écht begrepen wordt wat er staat. Daarnaast is het prettig om een onafhankelijke externe coach te koppelen aan de nieuwkomer. Iemand met veel kennis van cultuurverschillen, waar je altijd terecht kan met vragen. Deze coach kan natuurlijk bij het hele proces betrokken zijn; de sollicitatieprocedure, de start bij Hieroo en het vervolg!

Buddy-programma

Om de start bij Hieroo zo soepel mogelijk te laten verlopen, willen we de nieuwkomer graag koppelen aan een buddy, een collega van Hieroo. Het doel hiervan is met de nieuwkomer extra aandacht te geven aan het opbouwen van een duurzame werkrelatie en onzekerheden weg te nemen. Dat buddytraject zal minimaal acht weken duren. Aan het begin neemt de buddy de nieuwe collega mee in de Hieroo werkcultuur, en doe je samen steeds een dagstart en -afsluiting. Na acht weken is er een lunch samen om terug te blikken op het traject. Natuurlijk kunnen we het traject daarna blijven doorzetten met regelmatige gesprekken, náást de mentorgesprekken die Jonge Consultants met hun mentor doen. Als buddy ondersteun je niet alleen bij praktische vragen, maar ook bij persoonlijke thema’s. Zoals eenzaamheid binnen een team, en een sociaal netwerk en vrienden maken. De klankbordgroep leerde ons dat het voor de buddy zelf óók belangrijk is om ondersteuning te ontvangen in zijn/haar rol als buddy. Bijvoorbeeld door te praten met buddy’s uit andere organisaties.

Op weg naar de opdracht

Nadat de nieuwkomer intern bij Hieroo gewend is, kan hij/zij op opdracht gaan. Afhankelijk van de behoefte en situatie van de persoon, kan dat alleen, samen met een Hieroo-collega of met een buddy binnen de desbetreffende organisatie. Hierbij werd nogmaals duidelijk dat een vangnet, bestaande uit een Hieroo-buddy, externe coach en aanspreekpunt bij de opdrachtgever heel belangrijk is! Daarnaast is het bij het matchen van een nieuwkomer aan een opdracht, belangrijk om te kijken naar wat een nieuwkomer kan brengen in plaats van vooral naar wat hij of zij nog moet leren. Nieuwkomers hebben bijvoorbeeld vaak veel kennis over thema’s als inburgering en diversiteit. Op een opdracht binnen zulke thema’s kunnen ze een belangrijke aanvulling vormen die andere collega’s niet zomaar kunnen bieden.

Verbinden

In deze klankbordgroep werd de kracht van verbinden weer duidelijk. Verbinden met elkaar als professionals en organisaties, het verbinden van nieuwkomers met buddy’s, en het verbinden van buddy’s aan elkaar. Want samen kom je zoveel verder. We zijn weer een stukje dichterbij het daadwerkelijk één of zelfs twee nieuwkomers aan te nemen bij Hieroo Utrecht, en samen in verbinding te treden!