Hoe haal je het meeste uit het eerste gesprek bij je nieuwe opdracht?

Het eerste gesprek
De eerste keer dat je langsgaat bij de opdrachtgever is het belangrijk om kaders vast te stellen. Wees duidelijk in wat je gaat doen en vraag door naar verwachtingen. Pas als je elkaars verwachtingen weet, kan je daar beter op inspelen en voorkom je dat je vervolgens langs elkaar heen werkt. Hiermee kader je het contract en kan je beter omgaan met onverwachte omstandigheden. Dit klinkt heel logisch, maar het is soms toch lastiger dan gedacht.

Stel je voor; je moet een reorganisatie in goede banen leiden. Geld en tijd hebben prioriteit en enkele belangrijke spelers voelen zich niet gehoord. Ze zijn gefrustreerd en hebben er geen vertrouwen in dat dit de reorganisatie ten goede zal komen. Hoe zorg je er nu voor dat je zo’n eerste gesprek juist vormgeeft?

De beste manier om dat te doen, is om in het gesprek de dansvloer op te gaan. Inderdaad, je hoort het goed: de gespreksdansvloer! Heb je het over de inhoud, de agenda, de interactie of de gevoelens? Ben je aan het profileren, aansluiten of ontwikkel je energie? Stap een keer over van het praten over een onderwerp wat jij belangrijk vindt naar het benoemen van een gedeeld gevoel. En keer weer terug naar de interactie die jij ervaart. Tijdens het gesprek is het belangrijk om je al ‘dansend over de vloer’ te bewegen om het gesprek in goede banen te blijven leiden.

Sluit aan bij de ander, wek enthousiasme op om er samen mee aan de slag te gaan, creëer een wij-gevoel, laat duidelijk merken dat je luistert door samen te vatten, overtuig van je kennen en kunnen en begin met de beeldvorming van je opdracht.

“Geloofwaardig overkomen zit ‘m in het luisteren naar de ander”

Een partij die zich niet gehoord voelt in deze reorganisatie is de HR-adviseur. Het gesprek met de HR-adviseur loopt aanvankelijk vrij stroef. Zuchtend en steunend vertelt hij, tussen neus en lippen door, dat hij al jaren actief is bij het vastgoedbedrijf, maar zich gepasseerd voelt door het management in de reorganisatieplannen. Hij zoekt een luisterend oor, maar dat wordt in eerste instantie niet opgemerkt in het gesprek. Dat gaat namelijk vooral over het management dat ongefundeerde keuzes maakt ten aanzien van de reorganisatie. Hij weet door zijn lange staat van dienst als geen ander wat er speelt onder medewerkers en hoe essentieel het is om deze te betrekken in het besluitvormingsproces. Vrijwel alle strategische keuzes zijn tot op heden top-down bepaald, zonder in overleg te treden met werknemers. Volgens hem begaat het management hiermee een fout en zal dit verstrekkende gevolgen hebben.

De HR-adviseur voelt zich duidelijk niet serieus genomen. Vooral het feit dat zijn expertise in de wind wordt geslagen, maakt dat hij niet enthousiast is over de plannen. Toch versoepelt het gesprek aanzienlijk wanneer wij naar zijn emoties  luisteren en begripvol zijn. Hij voelt zich op dat moment namelijk gehoord, begrepen en hij merkt dat zijn ideeën er wél toe doen. De HR-adviseur stelt zich  hierdoor gaandeweg meer open, wat het gesprek constructiever maakt. Dit laat zien wat de focus op emotie of gevoel teweeg kan brengen. Door soms even van de inhoud af te stappen, je aan te sluiten bij iemands emotie, kan je het gesprek sturen en de dynamiek veranderen. Tussen de regels door bemerk je zo wat er speelt en kader je het gesprek naar jouw wens. Ook merk je dat het duidelijk krijgen van verwachtingen, die er impliciet zijn, een positief effect kunnen hebben op het gesprek.
 
De professionele ‘ik’ als product van zijn omgeving
In deze tweedaagse opleidingsbootcamps oefenen we met dit soort gesprekken en is er aandacht voor het belang en effect van iemands verleden op het professioneel handelen van diegene. Dit gebeurt aan de hand van een mini-Pecha Kucha, weliswaar in aangepaste vorm met vijf slides van 30 seconden elk. Het doel van de presentaties is om bewustwording te creëren over het effect van gebeurtenissen op het professioneel handelen. Zo geeft het een goed beeld van de gebeurtenissen die iemand gevormd hebben. Daarnaast waren de persoonlijke en vaak ontroerende verhalen ook een goede manier om elkaar beter te leren kennen. De openheid en soms emotionele verhalen zijn een hartverwarmende manier om professionele keuzes te begrijpen.

Solliciteren?
Ben je na het lezen van deze blog enthousiast, maar ook benieuwd naar wat het werken bij Hieroo naast de bootcamps verder inhoudt? Plan dan hier een koffiemomentje in met één van onze JC’ers. Ze vertellen je graag over Hieroo!

Hieroo heeft inmiddels zeven verschillende locaties door heel Nederland en is op zoek naar nieuwe Jonge Consultants. Schroom dus niet om contact met ons op te nemen en pak de kans om al jouw vragen te stellen!

Direct solliciteren? Leuk! Klik hier om naar het sollicitatieformulier te gaan.