Gemeente Amstelveen

In april is Dieke (vanwege de corona crisis vanuit huis) gestart met haar opdracht bij de Gemeente Amstelveen. Als interne communicatieadviseur is zij verantwoordelijk voor de communicatie over projecten binnen het programma Digitale Transformatie. Een meerjarenprogramma met als doel  
mee te gaan in de digitaliseringsontwikkelingen en daarnaast te voldoen aan de wet- en regelgeving rondom digitaal werken binnen de overheid. 

Achtergrond 
Inwoners en bedrijven van de gemeente Amstelveen verwachten dat de gemeente met de tijd meegaat en dienstverlening snel, digitaal en duurzaam kan verlenen. Om die reden moet de Gemeente Amstelveen mee in deze ontwikkelingen. Dat betekent dat ze met ambitieuze en complexe opgaven aan de slag moeten. Een van de opgaven van de Gemeente Amstelveen is werken aan digitalisering en verregaande automatisering. De projecten binnen deze opgave zijn vastgelegd in het programma Digitale Transformatie, een programma dat loopt van 2019 – 2022. De plannen worden per jaar vastgelegd in een uitvoeringsplan dat beschrijft wat de organisatie in dat jaar gaat doen en wat het gaat opleveren. Een van de dingen waarop de organisatie zich in 2020 richt is het verbeteren van de dienstverlening en daarnaast op het in kaart brengen en optimaliseren van de processen om te voldoen aan de wet- en regelgeving. En deze veranderingen hebben veel impact op de interne organisatie.   

Vraag 
Om de interne organisatie mee te nemen in deze ontwikkelingen en veranderingen is Dieke aangesteld als interne communicatieadviseur binnen het programma, waarbij ze meedraait in diverse digitaliseringsprojecten. Dieke is gevraagd om aan te haken bij diverse grotere projecten waarbij de communicatie naar de medewerkers essentieel is. Voorbeelden van projecten zijn het project voor digitale geboorteaangifte, het moderniseren van klantcontact door middel van een nieuw Klant Contact Systeem en een speciale app en het digitaliseren van het bestuurlijke besluitvormingsproces. De focus ligt hierbij op de communicatie en promotie binnen de organisatie.    

Aanpak 
Per digitaliseringsproject inventariseert Dieke wat het project precies inhoudt en wat de impact hiervan is op de organisatie (en de inwoners en ondernemers). Ook wordt gekeken naar de kernboodschap en welke communicatiemiddelen het meest geschikt zijn om deze boodschap over te brengen. Dit wordt vastgelegd in een communicatieplan waarna ze de acties qua communicatie 
kan gaan uitzetten en plannen. Zo worden er regelmatig berichten geplaatst in diverse groepen op het intranet, worden promotievideo’s gemaakt om bijvoorbeeld een nieuwe app of tool te laten zien en worden infographics en ander promotiemateriaal gemaakt om de soms toch wel taaie stof op een pakkende en visuele manier te vertellen.