Junior Bestuurssecretaris bij ABP

Achtergrond

Als sociaal maatschappelijk financiële instelling werkt ABP aan een goed pensioen in een leefbare wereld voor haar deelnemers. De meeste deelnemers van het fonds zijn mensen in de publieke en onderwijssector. Werknemers en gepensioneerden met een hart voor de publieke zaak. ABP wil dus bouwen aan een goede toekomst voor hen. Met het duurzaam beleggen van 550 miljard euro aan vermogen draagt ABP substantieel bij aan een koopkrachtig pensioen in een klimaatbestendige wereld. Inmiddels is de nieuwe wet Toekomst Pensioenen aangenomen waarin de grootste verandering in de Nederlandse geschiedenis van de pensioenwereld is vastgelegd. Afgelopen jaar is er om deze reden bij ABP besloten om over te gaan naar een slagvaardiger bestuursmodel: het omgekeerd gemengd model. Dit bestuursmodel heeft drie uitvoerende bestuurders, twaalf niet uitvoerende bestuurders en één onafhankelijk voorzitter. Samen vormen zij het Algemeen Bestuur. Dit Algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor strategie en beleid van het pensioenfonds. Hierdoor ontstond er tussen het Algemeen Bestuur (AB) en het Uitvoerend Bestuur (UB) een nieuwe vergaderstructuur. Daarnaast heeft er een reorganisatie plaatsgevonden en is er een nieuwe strategie voor de komende drie jaar. Nu is het tijd om het team Bestuurszaken door te ontwikkelen in lijn met de nieuwe strategie.

Vraag 
De opdracht bij ABP is tweeledig: de nieuwe functie van junior bestuurssecretaris inbedden in de organisatie en bijdragen aan het ontwikkelen van processen. In de rol van junior bestuurssecretaris, ondersteun ik de senior secretaris voor de toezichtgremia (niet-uitvoerend bestuur en auditcommissie) bij ABP en het Verantwoordingsorgaan bij ABP. Hierbij vorm ik een schakel tussen bestuurders, de leden van het Verantwoordingsorgaan en de Audit Commissie, het secretariaat en de specialisten. Er wordt verwacht dat ik de nieuwe functie een plek geef binnen ABP door volledig mee te draaien, bijvoorbeeld middels het schrijven van notities en het voorbereiden van bestuursvergaderingen. Daarnaast werd mij gevraagd een bijdrage te leveren aan de verdere ontwikkeling van bestuursprocessen door bijvoorbeeld de werkzaamheden van het team Bestuurszaken goed te laten aansluiten bij de werkzaamheden van de specialisten.

Aanpak

In de eerste periode van de opdracht heb ik de mensen en werkzaamheden leren kennen door zoveel mogelijk taken op te pakken in de reguliere bestuursprocessen. Naast kennismakinggesprekken merkte ik dat het schrijven van notities en verslagen leerzaam is voor het leren kennen van de pensioenwereld. Door het stellen van alle opkomende vragen stimuleer je de opdrachtgever om met een frisse blik naar bekende werkzaamheden te kijken. Junior bestuurssecretaris is een nieuwe functie bij ABP. De ervaringen van mijn onboarding zijn dan ook van waarde. Dit besef heb ik omgezet in actie door het bijhouden van belangrijke manieren van (samen)werken om als junior bestuurssecretaris te floreren. Voor het vormgeven van het tweede deel van de opdracht was het belangrijk eerst een goed beeld te krijgen van de werkzaamheden van het team Bestuurszaken en goed te luisteren naar de behoeften van collega’s. Veel dossiers en bestuursprocessen zijn namelijk aan elkaar gekoppeld. Aan het begin van de opdracht heb ik mijzelf ten doel gesteld om mijn geleverde werk goed te laten aansluiten bij de behoeften van eindgebruikers. Dat betekent dat je tijd moet steken in doorvragen, zeker als er veel werknemers betrokken zijn bij een besluitvormingsproces. Op dit moment ben ik bijvoorbeeld bezig met het integreren van de planning van het Verantwoordingsorgaan in de interactieve planning van de specialistische teams en het Uitvoerend Bestuur. Een uitstekend project voor een junior bestuurssecretaris, omdat dit de positie van secretarissen overzicht geeft.