opdrachten
WGV Zorg en Welzijn  Copy 2

Royal FloraHolland

Hieroo Amsterdam
Wouter schreef en implementeerde een plan rondom een stakeholdermanagementsysteem. Dit systeem moest er komen om alle stakeholders van Royal FloraHolland in de transitie Landelijk Veilen goed geïnformeerd te houden. Met als doel transparantie en waar mogelijk inspraak te bieden.

Achtergrond

Royal FloraHolland is een coöperatie van kwekers, waar ze al meer dan 100 jaar kopers en kwekers in de sierteelt bij elkaar brengen. Dit gebeurt om optimale prijsvorming te realiseren voor de kwekers en logistieke processen efficiënt te laten verlopen. Van oudsher verliep het merendeel van de transacties via de veilingklok. Hierdoor kunnen de kopers fysiek vanaf de tribune de producten in hoog tempo langs zien komen op karren, terwijl ze erop kunnen bieden. Dit percentage van veilen voor de klok neemt sterk af en wordt vervangen door directe koop tussen kweker en koper en door digitale veilingen. Om met deze verandering mee te gaan is Royal FloraHolland het programma Landelijk Veilen begonnen. In dit programma zijn allemaal projecten die de transitie van het oude naar het nieuwe veilen moeten begeleiden. Hierbij kan je denken aan een nieuwe foto-app, andere logistiek en nieuwe werkplekken.

Vraag

Door het grote aantal projecten en de uiteenlopende wensen vanuit de diverse type klanten, raakte men al gauw het overzicht verloren. Het doel was een optimale samenwerking te vinden tussen de stakeholders en zo min mogelijk frictie te ondervinden tijdens de transitie. Dit werd gedaan door transparant te communiceren in de hoop draagvlak voor de transitie te behouden. Aan Wouter was de taak om te onderzoeken hoe met minimale resources en inspanningen vanuit de projectteams, toch efficiënt overzicht van communicatie te bieden aan de stakeholders. Hiervoor moest op de website een pagina komen waar overzichtelijk de voortgang van alle projecten ingezien kon worden in een duidelijk format. Bovendien moest het bij bepaalde projecten mogelijk zijn om inspraak of overleg te hebben, dit moest dan aan de juiste afdelingen gekoppeld worden. Hiervoor moest een proces ingeregeld worden met een feedback loop, waar feedback en vragen achtereenvolgens, geregistreerd, behandeld en teruggekoppeld werden.

Aanpak

Allereerst ben ik de organisatie zelf gaan verkennen om te onderzoeken wat de dagelijkse werkzaamheden zijn en wat precies de gevolgen zijn van Landelijk Veilen. Een volgende stap was oriënteren waar mijn mogelijkheden lagen qua inzet van interne medewerkers. Uiteindelijk moest het project autonoom verder kunnen draaien zonder sturing vanuit mij.
Door projectleiders te interviewen werd duidelijk welke stappen concreet genoeg waren om te communiceren naar stakeholders. Deze stappen moesten gestandaardiseerd en geautomatiseerd op een webpagina komen. Dit was de volgende stap in mijn opdracht, het opzetten van een online omgeving waar deze data georganiseerd werd. Hiervoor heb ik communicatie en IT ingeschakeld. Tot slot was de input van stakeholders nodig om te weten welke vraag er was naar informatie over de projecten. Mijn rol was het opzetten van dit gehele plan, om het vervolgens te implementeren en tot slot over te dragen aan de organisatie. De toegevoegde waarde die ik bood is mijn holistische kijk van buitenaf, zo kon ik met een frisse blik dit nieuwe plan neerzetten.

Resultaat

Als resultaat is er een autonoom systeem wat transparant alle voortgang van de projecten in Landelijk Veilen schematisch maakt. Hierdoor is er een overzicht van de progressie van het programma. Bovendien is er de mogelijkheid tot inspraak op de projecten, zodat de organisatie samen met de klant haar diensten kan ontwikkelen en verbeteren.


Delen:
Cookie toestemming
Wij gebruiken cookies op onze website, voor meer informatie lees ons privacybeleid.
Instellen
Functionele cookies: deze cookies zijn nodig voor een goed werkende website
Analytische cookies: deze cookies worden gebruikt om bezoekers de best mogelijke ervaring te geven op onze websites