Spaarnelanden

Achtergrond

Spaarnelanden NV kom je overal tegen in Haarlem en omgeving. In wijken en parken, in de stad en op de weg, in parkeergarages, op het strand en zelfs in de bomen en struiken. Spaarnelanden houdt de gemeente Haarlem en Zandvoort mooi, schoon, veilig en bereikbaar. Je kan je voorstellen dat dit verschillende uitdagingen met zich mee brengt. Er zijn veel afdelingen die goed met elkaar moeten samenwerken – met elk hun eigen kennis en ervaringen. Daarnaast veranderen de uitdagingen m.b.t. de openbare ruimte snel door maatschappelijke en technologische ontwikkelingen. Steden krijgen bijvoorbeeld ’s zomers meer last van hitte en het gaat harder waaien en regenen. Om met dit soort veranderingen mee te gaan is Spaarnelanden het programma Procesoptimalisatie Beheer Openbare Ruimte (BOR) begonnen.

Vraag

Het doel van het programma Procesoptimalisatie BOR is om in vier stappen tot het continue verbeteren (operational excellence) van de processen ‘verhardingen’ en ‘bomen’ te komen. Hiervoor zijn de huidige processen in kaart gebracht met behulp van een procesposter om knelpunten en kansen te identificeren. Data met betrekking tot de huidige processen (zoals procesbeschrijvingen en instructies) en de bestaande management controls is gestructureerd en er is een eerste nulmeting gedaan om verbeteringen inzichtelijk te maken. Daarnaast is een periodiek procesverbeteringsoverleg ingesteld waarin feedback op de huidige processen achtereenvolgens geregistreerd, behandeld en teruggekoppeld kan worden. Op deze manier worden de huidige processen gestaafd aan de gewenste processen om ze zo continu te verbeteren.

Daarnaast heb ik voor de Unit Controller Beheer Openbare Ruimte verschillende projecten ondersteund, waaronder 1) het vertalen van de ambities uit het Strategisch Beheerplan Openbare Ruimte (2022 – 2031) naar het dagelijks beheer en onderhoud, 2) het onderzoeken van de mogelijkheden tot het circulair verwerken van vrijgekomen stadshout in Haarlem en 3) het uitzetten van een kwalitatieve nulmeting van het buitenareaal in Haarlem.

Aanpak

Ik ben begonnen met het verzamelen van de verschillende processen die er binnen de afdeling ‘verhardingen’ zijn, met bijbehorende key stakeholders. Aangezien je naar mijn mening niet tot continue verbetering kan komen zonder de processen en bijbehorende werkzaamheden te begrijpen, heb ik de organisatie eerst verkend en met een aantal processen meegelopen om mij de structuren en dynamieken binnen Spaarnelanden eigen te maken. Tijdens deze verkenningen ben ik begonnen met het verzamelen van een aantal verbeterpunten en ‘quick wins’ voor de procesoptimalisatie. Vervolgens zijn de huidige versus gewenste processen in beeld gebracht met behulp van een procesposter tijdens tweewekelijkse scrums. Op deze manier krijgen we inzicht in management controls en KPI’s en kunnen knelpunten en kansen worden geïdentificeerd. Uiteindelijk is alle informatie verzameld in een MS-teams omgeving en is een gestructureerde en uniforme kennisbron te gecreëerd. Deze kennisbron wordt doorlopend verbeterd door middel van een periodiek procesverbeteringsoverleg mét en dóór medewerkers om zo tot operational excellence te komen.