Tandartsengroepspraktijk Westzijde

Achtergrond 
Al enige tijd wilde de tandartsenpraktijk overstappen op een nieuwe online werkomgeving, waar veiligheid, gemak en interactieve samenwerking centraal staan. Toen door de crisis de dagelijkse koffiemomenten verdwenen en vertrouwelijke overleggen online moesten plaatsvinden, werd de knoop doorgehakt om dit idee te verwezenlijken. Gezien de rol van Lotte in het kernteam ‘Virtueel samenwerken’ binnen Hieroo, was deze opdracht een perfecte match. In dit kernteam werd de afgelopen maanden geëxperimenteerd met nieuwe virtuele vormen van samenwerken, en de opgedane kennis kan nu gedeeld worden met andere organisaties. 

Vraag  
Vanuit de maatschap van de tandartsengroepspraktijkgroep kwam de vraag een online werkomgeving in te richten waar werknemers veilig, simpel en interactief met elkaar kunnen samenwerken.  

Aanpak 
Lotte is aan de slag gegaan met het inrichten en implementeren van deze nieuwe manier van samenwerken. Eerst heeft ze onderzoek gedaan naar de behoeften en wensen van de praktijk, en heeft ze het huidige systeem in kaart gebracht. Vervolgens is de omgeving ingericht en beveiligd, is alle data geëmigreerd naar een veilige plek in de cloud en is de praktijk stapsgewijs online gegaan. Een belangrijk onderdeel hiervan was het geven van workshops en ondersteuning aan alle medewerkers. 

Resultaat 

• Een ingerichte omgeving van Microsoft Teams, OneDrive en Sharepoint, inclusief het rechtenbeheer en bijbehorende beveiliging.
• Opgestelde werkinstructies, leermateriaal en een handboek om de werknemers bekend te maken met de nieuwe functionaliteit
• Begeleide en geïnstrueerde werknemers omtrent de nieuwe functionaliteit, door het faciliteren van (digitale) workshops
• Sharepoint ingericht als toegankelijk intranet-account voor de medewerkers en het opzetten van P-files in Sharepoint.  

Learning Lotte
“Het was zeer leerzaam om een project van A tot Z uit te voeren en het diepe te duiken in deze online wereld. Sommige werkzaamheden waren nieuw en vereiste tijd en geduld om te doorgronden. De opgedane kennis kon echter meteen worden toegepast en gedeeld met alle medewerkers. Hierin lag ook meteen de beloning: het doorgeven van kennis aan anderen is altijd erg voldoening gevend. En ook als een iemand even moeite heeft met de grote verandering of het verwerken van alle nieuwe informatie, is het erg leuk juist deze persoon over de streep te krijgen en te motiveren.”