Coördineren van bedrijfsvoering bij Accare regio Groningen

Gerhard vervulde de functie Coördinator bedrijfsvoering met de opdracht om te evalueren of deze functie, inclusief het bijbehorende takenpakket, een vaste positie diende te worden of dat de verantwoordelijkheden beter binnen een andere functie konden worden ondergebracht.

Hij ondervond verschillende uitdagingen die hij moest aanpakken om uiteindelijk een goed onderbouwd advies te formuleren en de uitvoering ervan te waarborgen.

Achtergrond

Accare is een instelling voor de kinder- en jeugdpsychiatrie. Het is een academische en ambitieuze organisatie en is het noordoostelijke ontwikkelplatform in de jeugdhulp. Accare opereert in vier verschillende regio’s: Friesland & Flevoland, Drenthe, Overijssel en Groningen op 25 locaties. Binnen Accare werken zelfsturende teams op poliklinieken, deze teams worden regionaal ondersteund door het secretariaat en een supportteam. Binnen het supportteam zijn verschillende stafonderdelen (o.a. HR, financiën, facilitair, communicatie en directie) vertegenwoordigd. Er is geen middenmanagement meer, taken die hier lagen werden gebundeld en zo ontstond de functie van Coördinator bedrijfsvoering.

Vraag

Gerhard werd gevraagd om inzichtelijk te maken waar bepaalde taken belegd konden worden. Om ruimte te creëren voor andere functies en afdelingen, hielp hij bij het optimaliseren van processen en nam hij de leiding over verschillende projecten. Daarnaast ondersteunde hij de directie van de regio Groningen.

Aanpak

Na diverse kennismakingsgesprekken met relevante stakeholders binnen de regio en met het bedrijfsbureau kreeg Gerhard een goed beeld van de huidige situatie. Hieruit bleek dat de meeste taken beter door het secretariaat konden worden opgepakt, terwijl enkele andere taken teruggegeven konden worden aan verschillende stafonderdelen. Om ruimte te maken voor deze taken heeft Gerhard samen met het secretariaat gekeken naar een aantal processen die slimmer ingericht konden worden. Daarbij kwam de wens vanuit de directie om een nieuw proces rondom het overnemen van intakes in te richten. In werksessies met Gerhard heeft een groep van zorginhoudelijke adviseurs, zorgondersteuners en een directielid gekeken naar het huidige proces en hoe we deze, met zo min mogelijke verandering, konden aanpassen. Door het proces zorgvuldig uit te schrijven werd al snel duidelijk waar we aanpassingen konden doen en op welke manier dit impact zou hebben op alle procesgebruikers. Om grip te krijgen op de veranderende processen en het overzicht te behouden, hebben we besloten een jaarplan voor het secretariaat te maken, net als de zelfsturende zorgteams.. In dit jaarplan staat een overzicht van doelen van het secretariaat, koppelingen met accare-brede en regiospecifieke veranderingen en een planning van terugkerende belangrijke activiteiten. Zo kan het secretariaat zich voorbereiden op aankomende wijzigingen, maar ook zelf een koers bepalen. Dit is belangrijk voor zelfsturende teams, ze hebben duidelijke doelen, grenzen en verantwoordelijkheden nodig. Door zelf een jaarplan op te stellen nemen ze verantwoordelijkheid, stellen ze duidelijke doelen voor elkaar en deze kunnen dan weer getoetst worden aan de grenzen gesteld door Accare.

Resultaat

Stap voor stap werden taken teruggegeven of overgedragen tot dat er nog een handjevol tijdelijke taken overbleef. Deze heeft Gerhard afgerond en daarna in een overdrachtsdocument opgeschreven waar de taken zijn belegd, wat er nog moest gebeuren en een advies over wat te doen met een enkele taak die nog overbleef. De functie bestaat niet meer binnen de regio Groningen en het secretariaat heeft mooie slagen gemaakt zodat zij een groot deel van deze taken konden oppakken.