De Goede Woning

Achtergrond 
De Goede Woning (DGW) is een woningcorporatie met ruim 6.200 huurwoningen in Zoetermeer. Het is een relatief kleine woningcorporatie waardoor zij zich kan focussen op hetgeen dat ertoe doet: het bieden van een passend thuis in fijne buurten voor mensen die daar zelf niet in kunnen voorzien. 

De droom van DGW is dat iedereen woont in een schone, duurzame, goed onderhouden, veilige en passende woning in een fijne buurt waar men zich thuis voelt. De corporatie werkt samen met inwoners uit de buurt en partners in de wijk om dit doel te bereiken. 

Vraag 
De opdracht bij DGW is onder te verdelen in twee deelopdrachten: 

1. Digitalisering HR 

DGW wil haar werkprocessen steeds verder optimaliseren, professionaliseren en automatiseren. Een grote wens van de corporatie is om een digitaal HR-systeem te implementeren dat het aantal administratieve taken van de HR-adviseur zal verminderen. Lola heeft in haar maanden bij DGW de eerste stappen gezet om de administratieve taken van de HR-adviseur te verminderen. Jitse neemt deze taak over en zorgt ervoor dat er steeds meer HR-processen worden gedigitaliseerd en geoptimaliseerd. Dit heeft een technisch aspect en een menselijk aspect: de software moet goed ingericht zijn en de medewerkers moeten het kunnen én willen gebruiken. 

2. Medewerkers onderzoek 

DGW wil dat het medewerkers onderzoek (MO) consequenter wordt afgenomen en dat binnen de organisatie en binnen teams meer wordt gedaan met de onderzoeksresultaten. Aan Lola en Jitse de taak om het MO af te nemen en ervoor te zorgen dat er concrete verbeterpunten ontstaan waar de organisatie mee aan de slag kan om de medewerkerstevredenheid te verhogen. 

Aanpak 
Omdat Jonge Consultant Lola eerder de basis heeft gelegd voor het nieuwe HR-systeem van DGW is de opdracht voor Jitse nu om de functionaliteiten uit te breiden en te implementeren in de organisatie. Er is door de organisatie een lijst met wensen opgesteld met processen waarvan de organisatie graag wil dat deze gedigitaliseerd worden. Deze processen moeten worden uitgedacht, getest en geïmplementeerd. Om ervoor te zorgen dat de doelen van het project worden bereikt, heeft Jitse een planning gemaakt met deadlines waarop bepaalde processen geïmplementeerd en geïntegreerd moeten worden in het systeem en de organisatie. 

Jitse: ‘Juist een software implementatie opdracht is mensenwerk: een systeem kan nog zo mooi zijn, maar als de mensen het niet gebruiken is het natuurlijk waardeloos.’ 

Andere functies die worden ingericht zijn onder andere het toevoegen van het performance management systeem, workflows rondom het werving- en selectieproces, het inrichten van dashboards voor leidinggevenden en de registratie van eigendommen. 

Jitse werkt samen met medewerkers van DGW en van AFAS om processen uit te denken en in te richting in het systeem. Ook organiseert Jitse sessies met leidinggevenden over hoe zij het systeem kunnen gaan gebruiken. 

Voor het tweede deel van zijn opdracht, het medewerkers onderzoek, heeft Jitse samen met Lola in samenwerking met de HR-manager een aantal onderwerpen gekozen waarover zij de tevredenheid willen uitvragen bij medewerkers. Samen organiseerden zij werksessies met verschillende teams uit de organisatie om het gesprek aan te gaan over werkgeluk en om hierover concrete actiepunten te formuleren. 

Resultaat 
Het doel is dat Jitse aan het eind van zijn opdracht het nieuwe systeem heeft ingericht naar de wens van de organisatie en dat de organisatie heeft geleerd het systeem te gebruiken zodat de organisatie kan overgaan op de systeembeheerfase. Met het nieuwe systeem zijn veel van de HR-processen geautomatiseerd en gestroomlijnd waardoor er minder FTE nodig zijn op de HR afdeling.