De Goede Woning
Hieroo Den Haag/Leiden
Als projectleider ‘digitalisering HR’ bij De Goede Woning is Lola verantwoordelijk voor het digitaliseren van HR-werkprocessen om het aantal administratieve taken van de HR-adviseur te verminderen. Ook is Lola verantwoordelijk voor het medewerkerstevredenheidsonderzoek. Zij zal niet alleen het onderzoek afnemen, maar ook werksessies organiseren met ieder team uit de organisatie om aan de slag te gaan met de onderzoeksresultaten.
Achtergrond
De Goede Woning (DGW) is een woningcorporatie met ruim 6.200 huurwoningen in Zoetermeer. Het is een relatief kleine woningcorporatie waardoor zij zich kan focussen op hetgeen dat er toe doet: het bieden van een passend thuis in fijne buurten voor mensen die daar zelf niet in kunnen voorzien.
De droom van DGW is dat iedereen woont in een schone, duurzame, goed onderhouden, veilige en passende woning in een fijne buurt waar men zich thuis voelt. De corporatie werkt samen met inwoners uit de buurt en partners in de wijk om dit doel te bereiken.
Vraag
De opdracht bij DGW is onder te verdelen in twee deelopdrachten:
- Digitalisering HR
DGW wil haar werkprocessen steeds verder optimaliseren, professionaliseren en automatiseren. Een grote wens van de corporatie is om een digitaal HR-systeem te implementeren dat het aantal administratieve taken van de HR-adviseur zal verminderen. Aan Lola de taak ervoor te zorgen dat het nieuw ingekochte ICT-systeem wordt ingebed in de organisatie.
- Medewerkerstevredenheidsonderzoek
DGW wil dat het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MO) consequenter wordt afgenomen en dat binnen de organisatie en binnen teams meer wordt gedaan met de onderzoeksresultaten. Aan Lola de taak om het MO af te nemen en ervoor te zorgen dat er concrete verbeterpunten ontstaan waar de organisatie mee aan de slag kan om de medewerkerstevredenheid te verhogen.
Aanpak
Allereerst heeft Lola samen met de HR-adviseur en de software ontwikkelaar besproken wat de wensen van DGW zijn omtrent het digitaliseren van de HR-functie en welke processen DGW als eerste wil digitaliseren. Op basis hiervan hebben ze met elkaar een planning gemaakt.
Als eerste worden de personeelsdossiers overgezet en worden processen ingericht die ervoor moeten zorgen dat medewerkers via het softwareprogramma zelf verlofuren aan kunnen vragen, declaraties kunnen indienen en zichzelf kunnen ziekmelden.
Vervolgens wordt het gehele werving- en selectieproces en daaropvolgend het in-, door- en uitstroomproces gedigitaliseerd. Het laatste waarnaar gestreefd wordt om dit jaar te realiseren is dat medewerkers zelf aanvragen voor opleidingen kunnen indienen via het softwareprogramma.
Voor het MO heeft Lola in samenwerking met de HR-adviseur een aantal onderwerpen gekozen waarover zij de tevredenheid willen uitvragen bij medewerkers.
Als de uitkomsten van het onderzoek binnen zijn, zal met ieder team een werksessie worden ingepland waarin aan de slag wordt gegaan met de resultaten van het MO. Het doel van deze werksessies is om de verbeterpunten binnen teams en de organisatie zelf om te zetten tot concrete actiepunten.
Resultaat
Het doel is dat aan het eind van Lola’s opdracht het werving- en selectieproces en het in-, door- en uitstroomproces volledig zijn gedigitaliseerd; dat ziekmeldingen, opleidingsaanvragen en declaraties allemaal via het ICT-systeem kunnen worden ingediend en dat personeel inzage heeft in hun eigen personeelsdossier.
Daarnaast wil Lola de organisatie, aan de hand van de uitkomsten het MO en de werksessies, een advies uitbrengen over hoe zij de werknemerstevredenheid in de organisatie kunnen verhogen.