Spaarnelanden deel 2

Achtergrond
Voor Anne heeft Jonge Consultant Tessel van Willigen veel onderzoek gedaan naar de verbeterpunten binnen de afdeling BOR. Hiermee is een basis gelegd voor de huidige implementatie. Meer hierover is te lezen in de opdrachtomschrijving van Tessel bij Spaarnelanden Spaarnelanden – Hieroo. De punten van de verbetering bij de commerciële opdrachten en unit bomen die zij heeft voorgesteld mag Anne nu verder concretiseren en implementeren.

Naast de procesoptimalisatie van de huidige aanpak wil Spaarnelanden ook een onderzoek laten uitvoeren waar Anne de andere helft van de week aan werkt.

Vraag
De vraag van Spaarnelanden bij de procesoptimalisatie is voor Anne dus al deels opgelost door het werk van Tessel. Nu is het vooral  zoeken naar de beste manier om deze verbeteringen uit te werken en te implementeren in de praktijk zodat de werknemers ook het nut inzien van de andere manier van werken.

Bij het onderzoek is de vraag of het standpunt van het stakeholderveld in kaart kan worden gebracht ten opzichte van het onderzoek.

Aanpak
In een team is Anne bezig om de verschillende onderdelen van het proces van commerciële opdrachten te optimaliseren. Met een nieuw meldingssysteem kan er een centraal overzicht worden gecreëerd van de lopende en afgedane opdrachten. Daarnaast zal het calculatieprogramma worden geüpdatet en werkt Anne aan het verbeteren van de voorraadadministratie. Hierbij worden de werknemers zoveel mogelijk betrokken in het ontwerpen van de nieuwe systemen en zal Anne trainingsdagen organiseren om de overgang te vergemakkelijken.

Voor de afdeling bomen wordt er met een projectgroep gewerkt aan een beter inzicht in de meldingen en kapaanvragen van de afgelopen jaren. Ook worden de interne processen onder de loep genomen die samen een verbeterplan bomen vormen. Dit gecombineerd met een goede samenwerking met de gemeente Haarlem zal het onderhoud van de bomen in Haarlem de komende jaren verduurzamen en het werkplezier verhogen.

Bij het onderzoek naar IBOR werkt Anne samen met Louwrens van der Linden als programmamanager en Martijn van der Linden als mede projectleider (beide werkzaam bij FreshB). Met Martijn heeft Anne een communicatieplan opgesteld voor het stakeholderveld in en rond Spaarnelanden. De opvolgende periode zijn zij bezig om dit communicatieplan ook daadwerkelijk uit te voeren om de informatie te vergaren.

Verlenging
Eind juni kwam vanuit Spaarnelanden de vraag of Anne nog een aantal maanden langer wilde blijven voor een project wat al een langere tijd een wens is maar nooit is gelukt: een leerbedrijf voor de afdeling Beheer Openbare Ruimte. Wat zou dit eigenlijk voor (financiële) impact hebben op de afdeling Beheer Openbare Ruimte en waar moet je dan rekening mee houden voor je

personeel en de structuur van de afdeling? Een mooi vraagstuk voor de zomerperiode. Daarnaast is hierdoor ook meer tijd vrij gekomen om verder betrokken te zijn in het verbeterplan over de bomenafdeling.

Resultaten
De procesoptimalisatie van de commerciële opdrachten heeft geleid tot een nieuw proces met daarin een meldingssysteem wat is uitgebreid voor de commerciële opdrachten. Hiermee hebben Spaarnelanden en de gemeente Haarlem een beter inzicht in de lopende en afgeronde projecten.

Het onderzoek naar de reorganisatie is afgerond en goed ontvangen. Het heeft geleid tot een advies waar aan het eind van 2023 waarschijnlijk een besluit over zal worden genomen.

Het verbeterplan bomen en de bijbehorende notities is gepresenteerd aan de gemeente Haarlem. Samen zijn het team van Spaarnelanden en de gemeente Haarlem door het proces gegaan en opzoek gegaan naar verbeteringen en is de samenwerking nieuw leven in geblazen.

Als afsluiter van haar opdracht heeft Anne haar verslag over het leerbedrijf mogen presenteren bij het managementteam. Het verslag is dusdanig positief ontvangen dat het doorgang gaat vinden voor de afdeling BOR en dat er ook onderzocht gaat worden hoe dit zo snel mogelijk ook in gang kan worden gezet voor de andere afdelingen van Spaarnelanden.