opdrachten
VSBfonds

VSBfonds - Digitale Transformatie

Hieroo Utrecht
Bij VSBfonds is op digitaal vlak een transitie gaande. In de ondersteuning van bedrijfsprocessen is de organisatie gebruik gaan maken van andere informatiesystemen. Dit heeft invloed op de medewerkers, de aanvragers en het gehele aanvraagproces. Stephan is binnen de digitale transformatie van VSBfonds betrokken bij verschillende projecten op het snijvlak van mens en ICT.
Op Stephan kan je bouwen! Hij werkt uiterst secuur, is leergierig en is erg prettig in de omgang. Stephan bijt zich vast in een vraagstuk en stopt pas als hij het beoogde resultaat heeft bereikt. Daarmee levert hij een waardevolle bijdrage aan onze IT-projecten!
Sandra Goris, Manager Financiën en Bedrijfsvoering bij VSBfonds

Achtergrond
Stichting VSB is gesplitst in een vermogens- en een donatiefonds. Het VSB vermogensfonds bezit en beheert het vermogen dat VSBfonds in staat stelt haar maatschappelijke doelen kan verwezenlijken. Dit omvat voornamelijk het investeren in maatschappelijke initiatieven en culturele projecten.

Deze opdracht speelt zich af binnen de donatietak van VSBfonds (vanaf hier afgekort tot VSBfonds). De grootste opgave is om de beschikbare middelen zo in te zetten dat VSBfonds een zo groot mogelijke maatschappelijke impact teweegbrengt. De aanvrager speelt hierin een cruciale rol.

Vraag
Aan het begin van deze opdracht werkte VSBfonds toe naar de livegang van Microsoft Dynamics en Business Central. De administratie van donaties en financiën zal via deze informatiesystemen worden verwerkt.

In eerste instantie was de focus van de opdracht om projectondersteuning te bieden rondom het adoptietraject van Microsoft Dynamics en Business Central. In een later stadium verschoof de vraag naar andere projecten binnen het IT-landschap.

Aanpak en resultaat
Om medewerkers ondersteuning te bieden in de nieuwe administratieve systemen heeft Stephan handleidingen en tutorials ontwikkeld voor Business Central en Dynamics. Daarnaast kregen zij trainingen om de digitale vaardigheden te vergroten. Samen met een extern trainingsbureau stemde Stephan de inhoud van de trainingen af en was hij verantwoordelijk voor de planning en organisatie.

De adoptie van de nieuwe administratieve systemen hadden ingrijpende impact op het primaire proces van VSBfonds. Om het overzicht terug te brengen zijn de 51 stappen van het proces visueel in kaart gebracht (zie onderstaande afbeelding). Om een gemeenschappelijke werkwijze te creëren zijn van deze stappen de werkafspraken en -instructies gebundeld tot één geheel. Deze zijn met presentaties en trainingen toegelicht binnen de afdelingen.

VSBfonds - Digitale Transformatie

Naast de medewerkers hebben ook aanvragers op digitaal vlak veranderingen ondervonden. Initiatiefnemers van maatschappelijke en culturele projecten kunnen via de website een aanvraag indienen. Ter voorbereiding op de livegang is een nieuw aanvraagformulier ontwikkeld (ca. 500 vragen) voor online donatieaanvragen.

In de periode rondom de livegang was Stephan verantwoordelijk voor het organiseren van sociale activiteiten. Het doel hiervan was om een positieve sfeer rondom de op handen zijnde IT-veranderingen te creëren en medewerkers hierin mee te nemen.

Tot slot heeft Stephan een coördinerende rol gespeeld in de implementatie van KPN EEN. Om medewerkers vertrouwd te laten raken met het nieuwe telefoonsysteem heeft hij introductietrainingen georganiseerd. Daarnaast fungeerde hij als schakel tussen VSBfonds en WilroffReitsma (de leverancier en ontwikkelaar).


Delen:
Cookie toestemming
Wij gebruiken cookies op onze website, voor meer informatie lees ons privacybeleid.
Instellen
Functionele cookies: deze cookies zijn nodig voor een goed werkende website
Analytische cookies: deze cookies worden gebruikt om bezoekers de best mogelijke ervaring te geven op onze websites