posts
Lokaal voor provinciaal 1

Lokaal voor provinciaal

> |  28 juni 2022
Als Jonge Consultants denken wij buiten de gebaande paden: we zijn innovatief, kritisch en brengen verfrissing met ons mee. Deze houding zetten we om in concrete resultaten. Dit doen wij met Hieroo vaak lokaal, maar af en toe wil het voorkomen dat we deze houding inzetten in een andere provincie. Zo ook bij (het Coronabedrijf van) de GGD Fryslân en de Veiligheidsregio Fryslân; sinds oktober is de organisatie op meerdere vlakken ondersteund door Christian, Amber en Bas. Daarvoor werd de ondersteuning vooral verzorgd door Michiel die voornamelijk gefocust was op de vaccinatiecampagne. De ondersteuning is weliswaar divers, maar kent ook een aantal raakvlakken: alle projecten waren gericht op verdere versteviging en professionalisering van zowel het Coronabedrijf en de Veiligheidsregio Fryslân. Hoe divers? Hieronder eekorte toelichting op de herinrichting van het facturatieproces door Christian, de kwaliteitsborging binnen BCO door Amber en het project 'Processen' door Bas. Daarnaast vertellen de andere Jonge Consultants over hun opdracht bij de GGD en de Veiligheidsregio van zowel het verleden als het heden.

Herinrichting facturatieproces
In zijn rol als beleidsadviseur informatiemanagement heeft Christian geholpen bij de beschrijving, herinrichting en implementatie van financiële processen binnen de afdeling Corona van GGD Fryslân. Hiermee was hij verantwoordelijk voor het schakelen tussen verschillende stakeholders. Dit waren niet alleen stakeholders van de GGD Fryslân, maar ook directie leden van een uitzendbureau. Tijdens dit traject heeft hij ervoor gezorgd dat er nieuwe governance structuren zijn aangebracht en heeft hij de focus gelegd op management control om ervoor te zorgen dat de processen op een goede manier liepen en geborgd werden.

De vraag was met name gefocust op het proces en was drieledig; ten eerste had hij de verantwoordelijkheid om de processen goed te beschrijven. Ten tweede kreeg hij de verantwoordelijkheid om een governance laag toe te voegen aan de processen. Ten derde had hij de taak om een audit uit te voeren en te controleren of de processen voldeden aan de gestelde eisen.

Na dat de financiële processen beschreven en vastgelegd waren heeft Christian deze geïmplementeerd met als resultaat dat er meer structuur is aangebracht aan de organisatie. Dit heeft ervoor gezorgd dat het Corona bedrijf van de GGD Fryslân compliant is. In overeenstemming met verschillende clusterhoofden heeft hij de vernieuwde processen geïmplementeerd en overgedragen aan een procesverantwoordelijke.

Kwaliteitsborging binnen BCO
Tijdens Bas zijn opdracht bij de coronaorganisatie heeft hij het kwaliteitsteam versterkt. Het vraagstuk dat bij hem werd neergelegd betrof het borgen van de kwaliteit van het bron- en contactonderzoek (BCO) in de bedrijfsprocessen. Dit is een breed vraagstuk en daarom zal hij één van de elementen waar ik aan heb gewerkt toelichten.

Een knelpunt dat hij opmerkte binnen de BCO afdeling was dat veel verschillende taken en verantwoordelijkheden belegd waren bij de coördinatoren (teamleiders van de BCO medewerkers) en dat zij regelmatig ad hoc uitdagingen moesten oplossen. Dit ging ten koste van de tijd om de medewerkers te coachen en begeleiden, wat resulteerde in onvoldoende zicht op de kwaliteit van het bron- en contactonderzoek. Bas heeft dit knelpunt aangepakt door gesprekken te voeren met de coördinatoren en clusterhoofden (afdelingshoofden) van de BCO afdeling om allereerst hun taken en verantwoordelijkheden te inventariseren. Vervolgens hebben ze middels een aantal brainstormsessies bepaald wat de kerntaken en -verantwoordelijkheden zijn van de coördinatoren en waar de overige taken belegd konden worden.

Dit heeft geresulteerd in nieuwe taakomschrijvingen en vernieuwde rollen voor de coördinatoren. De nieuwe taakomschrijvingen faciliteren dat de coördinatoren meer kunnen sturen op kwaliteit, maar dat werkzaamheden nog steeds efficiënt uitgevoerd kunnen worden. Hiermee wordt de kwaliteit beter gewaarborgd.

Een procesgestuurde organisatie
Binnen het projectteam ‘Processen’ is Amber als projectlid twee maanden betrokken geweest bij het beschrijven van alle cruciale processen binnen het Coronabedrijf. Doel van het proces was om enerzijds alle beschikbare kennis en werkwijzen inzichtelijk (voor optimalisatie) te krijgen en anderzijds om het Coronabedrijf klaar te maken voor inbedding in de reguliere GGD. Concreet betekende dit het voeren van gesprekken – van uitvoeringsteams tot management -, het voorbereiden en begeleiden van werksessies en het vertalen van kennis en werkwijzen naar duidelijke processen.

Na oplevering op 31 maart en tot op heden is Amber als projectleider verantwoordelijk geworden voor de verdere optimalisatie en harmonisatie van de beschreven processen, voor de aansturing van de procesbeheerders, de vertaling van processen van statisch tot leefbaar en werkend document en voor het actieplan ‘De procesgestuurde organisatie’.

Tot slot is Amber – vanwege haar interesse in procestransformatie en -optimalisatie – nog voor ongeveer zes weken aan de slag binnen het domein Leren en Ontwikkelen van GGD Fryslân. Daar ondersteunt ze de afdeling door in- en overzicht te creëren in de aanwezige (niet beschreven) processen en de optimalisatie hiervan.

En nu?
Christian is naast zijn opdracht voor de GGD nog verantwoordelijk geweest voor het in kaart brengen van alle processen voor de doorstroomlocatie van Oekraïense vluchtelingen in Heerenveen. Amber is beleidsadviseur bij het projectteam ‘Oekraïne’ van de Veiligheidsregio Fryslân en Bas is als projectleider en procesanalist betrokken bij twee projecten binnen de GGD Fryslân.

Verdere uitbreiding
In de tussentijd heeft Fryslân veel nieuwe versterkingen in de vorm van Jonge Consultants erbij gekregen.  Zo zoekt Elles haar Friese roots op en werkt binnen de GGD Fryslân als beleidsadviseur in het Corona uitvoeringsteam. Er worden verschillende scenario’s geschetst voor het verloop van Corona en de gevolgen daarvan in het najaar. Op basis van deze scenario’s gaat Elles aan de slag met preparatieplannen om te zorgen dat de GGD paraat is voor een eventuele opschaling. Ook ondersteunt ze in het proces om alle opgedane kennis en ervaring te borgen voor de toekomst. Een uitdagende opdracht, die samen met het dynamische karakter van de GGD zorgt voor een steile leercurve.

Niet alleen Hieroo Groningen en Zwolle hebben hun steentje kunnen bijdragen aan het bestrijden van de Corona pandemie. Ook Fabian, van Hieroo Twente, is gedurende zijn tijd bij de GGD alweer bezig met zijn derde opdracht. Waar hij begon in de rol van product owner van een dashboard dat meer inzicht moest verschaffen in Bron & Contactonderzoek en van daaruit doorrolde in een project dat meer inzicht moest verschaffen in alle lopende processen in de corona organisatie. Vervult hij nu een beleidsmatige adviesrol binnen het kernteam van GGD Fryslân.

Bij zijn huidige werkzaamheden is hij verantwoordelijk voor de capaciteit vraagstukken binnen vaccineren, testen en bron & contactonderzoek. Het aankomende najaar brengt verschillende mogelijke scenario’s met zich mee betreft het vervolg van corona en de bestrijding daarvan. Deze scenario’s moeten worden uitgewerkt om de organisatie klaar te stomen voor wat er mogelijk komen gaat. Samen met de verschillende stakeholders analyseert hij wat er nodig is om te kunnen voldoen aan de verschillende vragen die de landelijke corona organisatie en het RIVM bij de GGD in Friesland uitzetten.

De relatief rustige zomerperiode zal nog eventjes duren en dit geeft tijd om de organisatie zo goed mogelijk klaar te stomen. Toch is hij op dit moment vooral benieuwd naar wat er komen gaat, zijn we er klaar voor, hij denkt van wel, maar er is nog genoeg te doen tot die tijd!

Verder is Michiel inmiddels al meer dan een jaar betrokken geweest bij de coronacrisis organisatie van de GGD Fryslân. In het begin waren zijn werkzaamheden gefocust op het opzetten en borgen van de (plannings-)processen binnen de COVID-19 crisisorganisatie, het adviseren van beleidsbeslissingen t.b.v. vaccinplanning en het wekelijks opstellen van stuurinformatie i.c.m. met het ontwikkelen van BI-dashboards. Vervolgens mocht hij vanuit het team ‘beleid’ zich focussen op het schrijven van het jaarplan, het leiden van de regionale capaciteitsgroep en hield hij zich bezig met alles omtrent de middel langetermijnplanningen scenario’s. In het verlengde van zijn oude rol lag een deel van zijn focus ook op het opstellen van vaccinatie overzichten die vervolgens met (interne)bestuurders en burgemeesters binnen Friesland werden gedeeld.

Momenteel is hij tijdelijk terug bij de GGD Fryslân om een klein project te coördineren. Een project waar al zijn bovenstaande ervaringen samenkomen en wat zeer specifiek is. Leuk dat je door je ex-opdrachtgever wordt teruggevraagd!

Niet alleen tegen corona, maar ook voor de veiligheid
Het inzetten voor andere provincies gaat verder dan alleen het Corona bedrijf van de GGD Fryslân. Zo is Roos gestart bij de Veiligheidsregio Fryslân waar ze binnen het projectteam voor de vluchtelingen uit Oekraïne, de veiligheidsregio en de GGD gaat ondersteunen rondom informatiemanagement. Het is aan haar om de bedrijfsprocessen te leren kennen, de informatiestromen in kaart te brengen en deze te organiseren, zodat het beheer wordt gewaarborgd. Een uitdagende opdracht, waarbij ze haar ambitie nastreeft: een bijdrage leveren voor de maatschappij.

Diana is afgelopen juli ook binnen de veiligheidsregio Friesland begonnen. Hierbij gaat ze op beleidsniveau meedenken over complexe vraagstukken over vluchtelingen. Zo heeft ze de afgelopen week een meeting gehad waar verschillende scenario’s werden besproken. Hierbij wordt er gekeken naar de huidige data, zoals de instroom van vluchtelingen en de bezetting van opvanglocaties om te bepalen wat eventuele risico’s gaat zijn. Ze is erg benieuwd wat de aankomende tijd met zich gaat brengen en erg dankbaar dat ze hier een deel van mag uitmaken.

Als laatste is Lisanne werkzaam in de rol van beleidsmedewerker voor de Veiligheidsregio. Binnen deze functie is ze betrokken bij verschillende beleidsmatige vraagstukken en stelt ze praktische handreikingen op rondom vluchtelingen uit Oekraïne. Door de overstroom van ter Apel is ze in de praktijk ook steeds meer betrokken bij de vluchtelingen vanuit het COA.


Delen:

Meer lezen

alle posts

Blog Bij Hieroo leren we manieren die helpen bij het beantwoorden van complexe, maatschappelijke vraagstukken. In deze blog van Sigrid lees je meer over hoe wij onder andere systeemdenken, design thinking en Theory U toepassen in ons werk.

Blog Benieuwd naar welke opdrachten onze Jonge Consultants doen? Lees dan in dit blog meer over de opdracht van Maud in rol van Project Management Officer bij het Erasmus MC en hoe zij deze rol ervaren heeft.

Alumni verhalen Judith stapte in september 2020 over van Hieroo Amsterdam naar de Alliantie waar ze daarvoor 5 maanden met een PMO-opdracht bezig was.

Cookie toestemming
Wij gebruiken cookies op onze website, voor meer informatie lees ons privacybeleid.
Instellen
Functionele cookies: deze cookies zijn nodig voor een goed werkende website
Analytische cookies: deze cookies worden gebruikt om bezoekers de best mogelijke ervaring te geven op onze websites