Het werkende leven van een Project Management Officer bij het Erasmus MC

Wat definieert een PMO’er volgens het internet?
Voordat ik aan mijn opdracht begon bij het Erasmus MC, deed ik online wat onderzoek naar wat zoal de werkzaamheden zijn van een PMO’er. Gemene deler is dat het een ondersteunende functie is bij een project. Voorbeelden van ondersteunende werkzaamheden zijn rapportage, voortgangsbewaking, planning en communicatie richting stakeholders. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het inplannen van een vergadering, het opstellen van de notulen gedurende de vergadering en de uitkomsten verwerken in actiepunten en een besluitenlijst. Tevens is de PMO’er verantwoordelijk voor het controleren of de acties tijdig worden uitgevoerd door de projectleden. Bij deze functie is het een absolute pré als je organisatorisch sterk bent (en het leuk vindt!). Een PMO’er werkt vaak samen met een projectleider.

Hoe ik een PMO-functie definieer
Zelf heb ik voornamelijk ervaren dat je als PMO’er enorme steun bent voor het projectteam. Door actiepunten inzichtelijk te maken, kon ik een focus aanbrengen bij het team. Hierdoor werd de voortgang van het project bewaakt en bood ik het projectteam tegelijkertijd een vorm van houvast en rust. Het bood het team de ademruimte die ze af en toe hadden gemist. Waar hoge tijdsdruk en te weinig mankracht was, kon ik makkelijk bijspringen. Dit maakte ook dat ik snel up-to-speed kwam met het project en op de hoogte was van alle belangrijke stappen die binnen het project werden gezet. Daardoor wist ik goed te coördineren wie zich waar mee bezig moest houden. Tegelijkertijd wisten zij mij te vinden. Ik was als een spin in het web en bracht verschillende partijen makkelijk en laagdrempelig met elkaar in contact op hun verzoek óf wanneer ik zelf het nut ervan inzag dat twee partijen bijeenkwamen.

Leukste aspecten
Nu kun je 100% PMO‘er zijn en alle ondersteunende taken uitvoeren, maar het leuke aan de rol vond ik dat je de standaard taken op den duur vlotter kunt uitvoeren, waardoor je tijd over houdt om wat meer diepgang op te zoeken in de materie of een aanvullende taak op je kunt nemen en zo een breder beeld krijgen van de organisatie. Zo heb ik me op een gegeven moment meer gericht op het onder de loep nemen van een werkproces. Na een overleg met een functioneel beheerder, heb ik het instroom proces van een nieuwe medewerker visueel inzichtelijk gemaakt d.m.v. post–its. Vervolgens bracht ik medewerkers met verschillende expertise bij elkaar om samen na te gaan waar de knelpunten van het proces zaten. Naast dat dit inzicht gaf, vernam ik van de deelnemers dat het leuk was om eens samen te werken met een andere collega; in zo’n grote organisatie als het Erasmus MC kun je toch al snel vergeten dat wat voor jou goed werkt, misschien anders wordt ervaren door een ander. 

Wat ik persoonlijk ook heel leuk vond aan de PMO rol, is dat ik mijn collega’s echt kon ontlasten in hun werk, een stukje stress bij hen wegnemen. Soms voelden ze zich allicht bezwaard om mij te vragen om hulp, maar de dagen dat ik het meest tevreden terugkeek op mijn werkdag, waren de dagen dat ik iemand blij kom maken met dat wat voor mij een kleine moeite was, maar voor hem/haar juist net te veel was naast het standaard takenpakket dat hij/zij had.  

Ook gaaf aan zo’n coördinerende rol binnen een project is dat je collega’s je in een mum van tijd weten te vinden. Al snel ontwikkel je jezelf als ‘allesweter’ wat betreft de lopende acties en al dan niet ingeplande overleggen. Dit maakt dat collega’s je gaan vertrouwen met de wat specifiekere informatie. Zij hoeven zich dan wat minder te bekommeren om de details, maar weten je te vinden als ze een keer wél meer informatie nodig hebben voor hun acties. 

Leermomenten
Bij het Erasmus MC stapte ik in bij een project dat al langere tijd liep, maar waar een overzichtelijke actie- en besluitenlijst ontbrak. Hoewel het opzetten en bijhouden van een gedegen actie- en besluitenlijst veel tijd en energie kost, is het essentieel voor een soepel verloop van een project.

Het was soms zeker frustrerend om elke kleine stap te documenteren, maar vaak bleek dat die gedetailleerde documentatie in een later stadium juist een heel fijn naslagwerk was. Daarnaast is het bijhouden van een actie- en besluitenlijst ook erg belangrijk in de afrondende fase van een project, want hoe weet je nou zeker of je project echt is afgerond als je niet bijgehouden hebt of alle acties daadwerkelijk zijn afgerond en of daar geen vervolgvragen uit zijn voortgekomen? 

Het nadeel aan de PMO-functie vond ik dat ik wat minder het gevoel had dat ik op de voorgrond ‘mocht’ treden, al is dit meer iets wat ik zelf zo ervoer dan iets wat van mij werd verwacht. Ik denk dat dit ook te maken heeft met het gevoel dat ik als Jonge Consultant nog nieuw in het vak ben, waar collega’s wel van de hoed en de rand weten. Achteraf gezien bleek dat mijn collega’s me juist het meeste waardeerden op momenten dat ik me proactief opstelde. Ik wil dan ook zeker de gedachte doorbreken dat ik terughoudend moet zijn i.v.m. senioriteit; minder de kat uit de boom kijken en pro–actiever handelen. Nu ik begonnen ben bij Pieter van Foreest als secretaris van het Calamiteiten Beleidsteam en als beleidsadviseur daag ik mezelf uit om dingen op te pakken naast mijn dagelijkse taken en mijn (ongevraagde) gedachten hierover te delen met collega’s. Dit heeft tot nu toe positief uitgepakt, dus het is zeker iets waarmee ik komende tijd zal blijven experimenteren. 

Al met al heb ik veel inhoudelijke HR–kennis opgedaan, weet ik beter wat de functie van PMO’er inhoudt en heb ik ervaren hoe het is om voor een grote organisatie, in het specifiek het Erasmus MC, te werken. Het was een mooie, leerzame ervaring die ik niet had willen missen. Ik kijk er naar uit om ook binnen andere organisaties en in andere functies ervaring op te doen.  

Heb je vragen naar aanleiding van dit blog, stuur me dan gerust een bericht! Of zie jij jezelf ook consultancy opdrachten doen bij Hieroo Rotterdam? Solliciteer dan direct!