Amsterdam UMC

Achtergrond

In juni 2018 ondertekenden respectievelijk het VUmc en het AMC de alliantie-ondertekening om samen verder te gaan als Amsterdam UMC. Het UMC vertegenwoordigd een belangrijke rol in de regio. De drie kerntaken zijn gezondheidszorg, wetenschappelijk onderzoek en onderwijs & opleiding. De nieuwe Dienst Communicatie wil de strategische doelstellingen van de fusie-instelling communicatief ondersteunen.

Vraag

Jonge Consultant Dorien werd gevraagd om de uitvoering van het reorganisatieplan te ondersteunen. Daar kwamen een aantal praktische uitdagingen bij kijken die het samenvoegen van twee afdelingen tot één afdeling en het werken vanuit twee locaties met zich meebrachten. Daarnaast waren er een aantal strategische doelstellingen opgesteld. Daarvoor moest de vertaalslag naar een praktisch uitvoerbaar plan worden gemaakt. Met als doel een sterke, geharmoniseerde communicatie afdeling neer te zetten die Amsterdam UMC bijstaat in de strategie.

Aanpak

Dorien begon bij elk transitiepunt met het ophalen van input vanuit de medewerkers. Om een plan te kunnen opstellen voor het doorvoeren van een verandering heb je immers eerst de juiste informatie nodig. Ook voelden medewerkers zich op deze manier betrokken. Dorien heeft vervolgens de vertaalslag van doelstellingen naar een uitvoerbaar plan gemaakt. Hierbij was het denken over een logische volgorde van stappen van groot belang. Stap voor stap werden er veranderingen gerealiseerd waarbij de medewerkers van te voren om input wordt gevraagd en de medemerkers vervolgens goed op de hoogte gehouden moesten worden van de stand van zaken. Dorien zat de transitiegroep voor waarin mee werd gedacht over het verandertraject. Hier werden stappen getoetst en vervolgstappen verzonnen. Ook schakelde Dorien met de MT-leden en de Directeur communicatie over de te zetten stappen.

Resultaat

Er zijn grote stappen gezet in het realiseren van het reorganisatieplan. De twee afdelingen zijn hervormd naar één afdeling bestaande uit drie teams. De realisatie van de ambities uit het reorganisatieplan;

• Nieuwe overlegstructuur geïntroduceerd.
• Team strategische programma’s opgezet.
• Nieuwe manier van werken ten aanzien van binnenkomende vragen neergezet.
• Plan Do Check Act cyclus geïntroduceerd.
• Door middel van DISC-profielen de samenhang tussen de collega’s vergroot.

Learning Dorien 

• Ervaring opgedaan met verandermanagement: Hoe reageren mensen op verandering, hoe zet je mensen aan tot verandering en behoud je het enthousiasme?
• Het voorzitten van vergaderingen en het gebruiken van verschillende werkvormen.