Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA)
Hieroo Den Haag/Leiden
Als projectsecretaris is Janne verantwoordelijk voor de projectadministratie en -verantwoording zoals deze moet worden aangeleverd bij de Europese subsidieverstrekker.
Janne stapte op een moeilijk moment in op het project. Desondanks heeft ze zich het werk in snel tempo eigen gemaakt. Haar houding en competenties sluiten nauw aan bij de kernwaarden van de organisatie: ze sociaal en resultaatgericht, open en transparant. Dankzij de samenwerking kunnen we echt meerwaarde creëren voor de bewoners
Achtergrond
Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) is sinds 1994 verantwoordelijk voor de opvang en begeleiding van asielzoekers in Nederland. Het COA begeleidt hen naar een toekomst in Nederland of daarbuiten, in samenwerking met partners in de samenleving. Sinds 2008 biedt het COA in opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, het programma Voorbereiding op inburgering (V-inburgering) aan. Het programma bereidt statushouders voor op het leven in de gemeente en de inburgeringsplicht. De begeleiding bestaat voor een deel uit trainingen en activiteiten die bijdragen aan o.a. kennis van de Nederlandse maatschappij, taal en arbeidsmarkt. De zelfredzaamheid van statushouders is daarbij een belangrijk uitgangspunt. Binnen het COA wordt continu gekeken naar manieren om zowel de opvang als begeleiding te innoveren en optimaliseren. Het Europese fonds voor Asiel, Migratie en Integratie (AMIF) verstrekt subsidie aan een aantal projecten binnen het COA die deze innovatie bewerkstelligen. Janne is voor haar opdracht werkzaam als projectsecretaris voor het project Rolmodellen, een project waarbij succesvol geïntegreerde vergunninghouders hun verhaal doen aan vergunninghouders in de opvang, met als doel hen te inspireren.
Vraag
Om te controleren of de AMIF-subsidie gepast wordt besteed, is er een uitgebreide projectadministratie ingericht. Het doel van Janne’s opdracht: de achtergebleven projectadministratie op orde krijgen, bijhouden en verantwoorden, zodat de subsidiabele kosten aan het einde van het project ook daadwerkelijk gesubsidieerd zullen worden.
Aanpak
Het eerste en voornaamste onderdeel van Janne’s opdracht is het op orde brengen van de achterstallige administratie en verantwoording. Hier komen haar behoefte aan overzicht en structuur, en haar discipline goed van pas. Door te inventariseren, ordenen, en (met geduld) opnieuw uit te vragen, is de administratie op orde gebracht. Vervolgens is het zaak om een dusdanige structuur aan te brengen in onderdelen als de deelnemers- en arbeidsurenregistratie, dat de administratie en verantwoording relatief gemakkelijk bijgehouden kunnen worden voor de verdere duur van het project. Dit vroeg om extra focus en aandacht, gezien de vele regels waar de verantwoording aan moet voldoen. Veel plezier beleeft Janne aan het contact onderhouden met de rolmodellen en de azc’s waar de rolmodellen ingezet gaan worden. Het geeft voldoening om te horen hoe de verhalen van anderen als inspirerend voorbeeld kunnen dienen. Niet alleen voor de doelgroep van het project – nieuwkomers in Nederland – maar ook voor onszelf.
Naast functie-specifieke taken is Janne als projectsecretaris natuurlijk onderdeel van een projectteam. Hierdoor fungeert ze ook als klankbord en sparringpartner voor de projectleider, communicatieadviseur en samenwerkingspartner (New Dutch Connections) van het project. Ze denkt mee over alle onderdelen die bij het project komen kijken, waaronder planning, borging, en samenwerking met andere partijen.