opdrachten
Combiwel

Combiwel

Hieroo Amsterdam
Binnen het project Kamers met Kansen van Combiwel heeft Ruben een nieuw administratiesysteem geïmplementeerd en geoptimaliseerd met als doel de processen van project efficiënter in te richten.

Achtergrond
Combiwel is een Amsterdamse welzijnsorganisatie wie kwetsbare Amsterdammers ondersteunt om hen zo zelfstandig en veilig mogelijk een kans te geven om te participeren in de samenleving. Daarom heeft Combiwel tien jaar geleden het project Kamers met Kansen in leven gebracht voor jongeren in moeilijke thuissituaties. De jongeren krijgen de mogelijkheid om onder lichte begeleiding in een kamer te wonen. Kamers met Kansen onderscheidt zich door de efficiënte preventieve aanpak en positieve coaching van jongeren, wat zich uit in zichtbaar resultaat. In deze veilige omgeving kunnen de jongeren zich focussen op hun studie en een actieve deelname aan de maatschappij.

Vraag
Binnen het project Kamers met Kansen werd de gehele administratie nog handmatig verwerkt. De vraag die Ruben van Combiwel kreeg was om deze administratieve processen in kaart te brengen. Daarbij aan de hand van deze observaties een nieuw online en automatisch systeem in te richten op de wensen en behoeften van de Kamers en Kansen medewerkers en belanghebbende. Met als doelstelling dat de coaches zelfstandig het nieuwe administratiesysteem kunnen gebruiken.

Aanpak
Het project Kamer met Kansen wilde het gehele administratieve werk in een nieuw jasje, het handmatige systeem moest omgezet worden naar het nieuwe systeem, Regas. Om te zorgen dat het project financieel kon blijven voortbestaan, nam Ruben tijdelijk het handmatig werk in eigen handen. Naast deze werkzaamheden stelde Ruben een projectteam samen variërend van ICT’ers tot werknemers van Kamers met Kansen om Regas te implementeren. Op deze manier kon hij rekening houden met ieders wensen en behoeften.

Gedurende de eerste maand van deze opdracht werd thuiswerken de nieuwe norm, dit vroeg om creativiteit van het gehele team. Dit uitte zich in online trainingen, training video’s, individuele gesprekken en handleidingen. Op deze manier kon de nieuwe manier van werken op een subtiele manier uitgerold worden binnen het Kamer met Kansen team.

Resultaat
Na drie maanden tijd is in samenwerking met een heel leuk en divers team het nieuwe online en automatische administratiesysteem, Regas, geïmplementeerd. Regas geeft een helder overzicht van alle gebeurtenissen rondom Kamers met Kansen (woningen, jongeren, coachtrajecten, etc.). Met deze nieuwe manier van werken is de gehele administratie gedecentraliseerd naar de coaches. Hierdoor zijn de coaches beter geïnformeerd en kunnen de jongeren efficiënt gecoached worden. 

Learnings Ruben
“Toen ik begon bij Hieroo was een van mijn voornaamste ambities om een rol als projectleider te vervullen. Bij Kamers met Kansen kreeg ik deze kans, ik werd volledig vrij gelaten om een passend team samen te stellen. Ondanks de Corona maatregelen, zijn we met vallen en opstaan tot een heel mooi resultaat gekomen. Mijn grootste learning is dan ook, vier de kleinste successen met je team!”


Delen: