Gemeente Amstelveen
Hieroo Amsterdam
In september 2021 begon Dorien met haar opdracht bij de Gemeente Amstelveen. Als communicatieadviseur was zij verantwoordelijk voor de communicatie over projecten binnen het programma Digitale Transformatie. Een meerjarenprogramma met als doel het werken binnen de gemeente en de dienstverlening van de gemeente te optimaliseren met digitale oplossingen. Daarnaast moest de gemeente voldoen aan bepaalde wet- en regelgeving rondom digitaal werken binnen de overheid.
Achtergrond
In 2019 werd het programma Digitale Transformatie opgestart om enerzijds te beantwoorden aan de verwachtingen van inwoners en ondernemers binnen de gemeente en anderzijds de interne processen efficiënter te maken en te beantwoorden aan de behoeften van de werknemers. Voor inwoners en ondernemers betekende dit bijvoorbeeld dat zij meer zaken online wilde kunnen regelen en minder papieren post wilde ontvangen. Voor werknemers was één van de behoeften om plaats en tijd onafhankelijk te kunnen werken. Door digitale oplossingen werd het bijvoorbeeld mogelijk om thuis te werken. De plannen werden per jaar vastgelegd in een uitvoeringsplan dat beschreef wat de organisatie in dat jaar ging opleveren.
Vraag
Bij de interne en externe veranderingen die het programma met zich meebracht was communicatie van groot belang. Dorien werd aangesteld als communicatieadviseur binnen dit programma om inwoners, ondernemers en de collega’s goed op de hoogte te houden van de veranderingen, te enthousiasmeren voor het programma en te zorgen dat iedereen genoeg geïnformeerd werd om met de vernieuwde processen om te gaan. Dit kwam neer op het maken van content voor de interne organisatie, het schrijven van werkinstructies en het maken van content voor externe campagnes. Het grootste project binnen het programma was de uitrol van Office365 en de overgang van de netwerkschijf naar digitaal samenwerken via SharePoint en Teams. Hierin vervulde Dorien naast de communicatie ook een strategische rol.
Aanpak
Per digitaliseringsproject inventariseerde Dorien wat het project precies inhield en wat de impact hiervan was op de organisatie en de inwoners en ondernemers. Ook werd gekeken naar de kernboodschap en welke communicatiemiddelen het meest geschikt waren om deze boodschap over te brengen. Dit werd vastgelegd in een communicatieplan waarna Dorien de communicatie kon gaan uitzetten en plannen. Zo ontwikkelde Dorien instructiepagina’s, trainingen en hand-outs. Ook werden er regelmatig berichten geplaatst in diverse groepen op het intranet, werden promotievideo’s gemaakt om bijvoorbeeld een nieuwe app of tool te laten zien en werden infographics en ander promotiemateriaal gemaakt om de soms toch wel taaie stof op een pakkende en visuele manier te vertellen.
Resultaat
- Livegang van diverse digitale diensten
- Start van de het digitaal samenwerking via MS Teams en SharePoint
- Instructiepagina gemaakt met handleidingen en instructievideo’s
- Trainingen gemaakt en gegeven
- Communicatiepagina over de digitaliseringsprojecten opgezet