GGD Fryslân

Achtergrond 
Het Coronabedrijf binnen de GGD Fryslân heeft de afgelopen twee jaar een gigantische prestatie neergezet. Gaandeweg dit proces – dat langer duurt dan iedereen had gehoopt – is er steeds meer gekeken naar structurele oplossingen en verbeteringen ten behoeve van de kwaliteit en het proces. Eén van de vraagstukken die hierbij naar voren is gekomen is de kwaliteitsmeting en -borging van de medewerkers binnen het bron- en contactonderzoek. Zij spelen een belangrijke rol in enerzijds zicht houden op het virus en anderzijds het geven van gerichte adviezen aan positief geteste personen in Nederland.

Vraag 
Het creëren van inzicht in de huidige situatie was in eerste instantie het doel, maar daarmee is de opvolging hiervan onlosmakelijk verbonden. Om die reden is naast het krijgen van inzicht het coachen en begeleiden van de medewerker centraal komen te staan.

Aanpak 
Doordat het Coronabedrijf als crisisorganisatie is opgetuigd en het direct bestrijden van de pandemie als hoofdtaak had toebedeeld gekregen was er na ruim anderhalf jaar al ontzettend veel; (landelijke) richtlijnen, werkwijzen, protocollen en nog veel meer. Duidelijk werd dat het doorspitten van alle beschikbare gegevens in het gegeven tijdsbestek – de opdrachtomschrijving gaf ongeveer twee maanden mee – niet mogelijk was. Wat dan? Op zoek naar alle relevante betrokkenen die invloed hebben op of onderdeel uitmaken van het (kwaliteits-)proces van het bron- en contactonderzoek; het BCO. Na het voeren van een aantal gesprekken merk je al gauw een bepaalde trend of gedachte die (over)heerst en kom je al snel tot de kern van het vraagstuk.

Een goed kantelpunt tussen inventarisatie en aanpak was de gezamenlijke realisatie dat een goed bron- en contactonderzoek – en de eisen die de organisatie hier aan heeft gesteld – valt of staat met een goede bron- en contactonderzoeker. Zaak was het dus om de eisen van een goed BCO te vertalen naar haalbare en meetbare doelen voor de BCO-medewerker, waarbij deze doelen zich gemakkelijk lieten vertalen in taken.

Deze haalbare en meetbare doelen zijn het startpunten geworden van een aantal vlak langs elkaar lopende processen. Zo werd er een streep getrokken tussen de medewerkers die al binnen het Coronabedrijf werkzaam waren en de medewerkers die zich in de toekomst hierbij zouden voegen. Voor de laatste groep is Bas samen met Marian aan de slag gegaan voor een complete cyclus, waarbij er een prominentere plek voor de (ontwikkelings-)behoefte van de medewerker in zijn of haar tijd bij de GGD kwam. Voor de medewerkers al werkzaam binnen het Coronabedrijf is gekeken naar een inpassing van hen binnen de complete cyclus.

Centraal in de gehele aanpak stonden de vragen over het gebruikersgemak en het doel. Door jezelf continu de “Waarom?-vraag” te stellen voorkom je een finish ver van het beoogde. Hierin hoef je gelukkig lang niet altijd jezelf deze vraag te stellen, maar zijn er ook genoeg betrokkenen die hierin sturing geven.

Resultaat
Er ligt een compleet plan wat betreft de indiensttreding van de nieuwe medewerker. Gedurende 26 weken zijn er meerdere coachingsmomenten ingebouwd. Op deze momenten is er tijd een aandacht voor de behoefte van de medewerker en wordt er terug- en vooruitgeblikt. Er is bewust voor een coachingsproces gekozen, omdat het “traditionele” beoordelingsproces de lading niet dekt. De meetinstrumenten zijn er namelijk niet om een oordeel aan het werk van de medewerker te hangen, maar om er samen voor te zorgen dat eenieder zich kan ontwikkelen tot het gewenste niveau.

Learning Bas
Best spannend, zo’n eerste opdracht. Waarin je hoopt alles goed te doen kom je jezelf toch een aantal keer tegen. De belangrijkste leer- en ontwikkelpunten staan hieronder opgesomd.

• Baken nóg meer af dan je na je eerste afbakening denkt. Zeker in een crisisorganisatie waar van alles speelt is het van belang de scope van de opdracht helder te hebben.
• Documenteer alles vanaf dag één. In de vluchtigheid van verschillende overleggen schiet het er nog wel eens bij in, maar een goede documentatie biedt verlichting bij de implementatie.
• Stem continu af of je nog op één lijn zit. Een organisatie als de GGD is onderhevig aan continu verandering vanaf bijvoorbeeld het ministerie. Continue afstemming is van belang om ervoor te zorgen dat iedereen nog hetzelfde doel voor ogen heeft.