GGD Fryslân - Afdeling Coronabedrijf
Hieroo Groningen
Christian heeft in zijn rol als beleidsadviseur informatiemanagement geholpen bij de herinrichting en implementatie van financiële processen van de GGD Fryslân – Afdeling Coronabedrijf.
‘’Tijdens een crisis wil je ook dat de uitgaven van de organisatie goed geborgd zijn en dat dit volgens goede management control principes gedaan wordt. Christian heeft daar samen met de collega’s van GGD Fryslân en de Veiligheidsregio voor gezorgd.’’
Achtergrond
Het Coronabedrijf binnen GGD Fryslân heeft de afgelopen twee jaar een gigantische prestatie neergezet. Tijdens een crisis zoals deze is het van belang om alle processen te borgen. Naar mate de tijd vorderde is meer gekeken naar structurele oplossingen en verbeteringen ten behoeve van de kwaliteit van processen. De governance rondom facturatie en inzet van personeel is hierin een belangrijk proces dat geborgd dient te zijn.
Vraag
De vraag was met name gefocust op het proces en was drieledig; ten eerste had Christian de verantwoordelijkheid om de processen goed te beschrijven waarbij de focus lag op het heden en de toekomst. Daarnaast had Christian de verantwoordelijkheid om een governance laag toe te voegen aan de processen. Tot slot had Christian de taak om van een audit uit te voeren om te kijken of de processen voldeden aan de gestelde eisen.
Aanpak
Na het uitvoeren van een stakeholderanalyse en interviews met de belangrijkste stakeholders, werd de kern van het vraagstuk duidelijker. Na een zorgvuldige proces analyse werd het inzicht verhoogd en verbeterden de focus en nauwkeurigheid van de processen aanzienlijk. Vervolgens werd aan de hand van een aantal gesprekken de verbeterde processen geïmplementeerd op de verschillende afdelingen.
Daarnaast heeft Christian, in samenwerking met een concerncontroller, een interne audit uitgevoerd om de kwaliteit van het proces te beoordelen en te rapporteren.
Resultaat
Christian heeft de financiële processen beschreven en vastgelegd zodat de werkzaamheden goed overgenomen en geborgd konden worden. Na het implementeren van de nieuwe processen is er meer structuur aangebracht in de organisatie. Dit heeft ervoor gezorgd dat GGD Fryslan compliant is. In overeenstemming met verschillende clusterhoofden zijn de vernieuwde processen geïmplementeerd en overgedragen aan een procesverantwoorderlijke.
Learnings Christian
Meteen aan de slag gaan in een crisisorganisatie heeft mij heel veel bijgebracht. Een organisatie die constant verandert en veel verschillende stakeholders met zich mee brengt zorgde voor veel dynamiek en afwisseling. Het resultaat? Een steile leercurve en veel kennis die ik meteen kon toepassen bij mijn volgende opdracht, zoals:
- Documenteer alles! Vooral aan het begin van een opdracht krijg je een stortvloed aan impressies en ontmoet je heel veel verschillende medewerkers en stakeholders. Zorg ervoor dat je alles vanaf het begin documenteert zodat je altijd weer kan teruglezen hoe de vork in de steel zit.
- Durf vragen te stellen. In de oriëntatiefase is het heel belangrijk om constant vragen te stellen zodat je je goed kan oriënteren en vastbijten in de opdracht. Dit resulteert vervolgens in een goede afbakening van de opdracht.
- Stakeholder management. Voor een project zoals deze is het cruciaal om een goede inventarisatie van de belangrijke stakeholders te doen. Vragen zoals: wie is waar verantwoordelijk voor? Wat zijn hun interesses? Hoe zorg je ervoor dat je iedereen tevreden houdt? Zijn belangrijk om jezelf af te vragen.