opdrachten
Jaarbeurs 2

Jaarbeurs

Hieroo Utrecht
Als programmamanager is Janne verantwoordelijk voor het samenstellen, onderhouden en uitvoeren van het programma op twee podia tijdens TBX, een jaarlijkse techbeurs in Utrecht. Het programma bestaat onder andere uit keynotes, paneldiscussies en fireside chats.
"De toewijding en drive om vanuit de inhoud tot een hoogwaardig programma te komen heeft significant bijgedragen aan een Keynote programma van formaat. In samenwerking met de collega’s en sprekers zijn de formats “on stage” uitstekend uit de verf gekomen"

Achtergrond
De Jaarbeurs heeft met Corona een moeilijke tijd achter de rug met weinig beurzen en live evenementen. Des te gemotiveerder is het bedrijf om van de aankomende beurezen een groot succes te maken. TBX is een techbeurs met een relatief korte voorgeschiedenis: vóór Corona werd deze beurs georganiseerd onder de noemer Infosecurity, met een grote focus op cybersecurity – zowel in exposanten als in programma. In 2021, ten tijde van een lockdown en grote beperkingen, is er een beginnetje gemaakt aan wat TBX zal worden, en een hybride versie van het event geograniseerd.

Nu we Corona goeddeels achter ons hebben gelaten en de maatregelen zijn opgeheven, zijn er grootse plannen gemaakt voor TBX. Begin 2022 is er een niew concept voor de beurs ontwikkelt met het het oog op internationalisering. De editie van dit jaar zou je kunnen zien als een grote doorstart van het evenement. Voor het nieuwe concept zijn er acht thema’s bepaald die de gehele techstack bevatten en huidige trends van de tech-evolutie representeren: Smart World, Data Factory, Deep Tech, IT Ethics, Cyber Resilience, Green Tech en New Work. De beurs zal, naast exposanten, ook een programma bieden op twee podia: één hoofdpodium, en één podium speciaal voor start-ups. Het programma op het hoofdpodium is een belangrijke publiekstrekker, en zal ook voor marketingdoeleinden een grote rol spelen in de realisatie van het evenement.

Vraag
Jaarbeurs heeft Janne gevraagd om een prikkelend en volledig programma te verwezelijken dat alle acht thema’s van TBX in verhouding vertegenwoordigd. Het programma dient te worden afgestemd met de rest van het team: met marketing, zodat zij het programma correct kunnen promoten, maar ook met sales, zodat het programma aansluit bij de rest van de beurs. Het programma dient te worden ingevoerd in Swapcard, die app die TBX-bezoekers kunnen gebruiken ter navigatie van het event.

Aanpak
Janne heeft samen met strategisch adviseur en conceptontwikkelaar Mark Wächter het programma van begin tot eind samengesteld en uitgevoerd. Dat begon bij het inventariseren van de mogelijkheden: wat zijn interessant sprekers die de TBX-boodschap met hun verhaal kunnen onderstrepen? Vervolgens moeten deze sprekers worden benaderd en overtuigd worden van hun meerwaarde voor het event. Tegelijkertijd wordt er ook een beoordelingsslag geslagen: sprekers en panelleden worden getoetst op de inhoud van hun verhaal, maar ook hun stage presence en aansluiting bij het TBX-verhaal en de acht thema’s. Indien er een overeenkomst met sprekers is bereikt, heeft Janne hen gebriefd en voorbereid op hun komst naar TBX. In aanloop naar het event heeft Janne het contact onderhouden met alle sprekers en panelleden, en hen dusdanig gebriefd van tevoren zodat ze een beeld hebben bij wat hen te wachten staat.

Tegelijkertijd heeft Janne het budget voor het programma beheerd, en het programma getoetst aan de acht thema’s die de fundering van TBX vormen. Vervolgens diende het programma in de TBX-app opgenomen te worden, zodat bezoekers, maar ook exposanten en sprekers, een coherent overzicht hebben van de mogelijkheden tijdens de beurs.

Tijdens de beurs zelf is Janne verantwoordelijk geweest voor speaker handling: zorgen dat de sprekers zich welkom voelen, en op tijd (en op hun gemak!) gereed staan voor hun programma-onderdeel. Al deze tijd heeft Janne een grote mate van zelfstandigheid genoten en veel vertrouwen vanuit het TBX-team ontvangen.

Resultaat
In de relatief korte tijd is Janne erin geslaagd om (samen met haar collega’s) een divers en prikkelend programma neer te zetten voor TBX. De acht thema’s zijn geen van allen onbesproken gelaten, en bezoekers hebben kunnen genieten van een heel scala aan keynotes, panels en interviews. Veel sprekers hebben teruggegeven aan de organisatie dat ze enorm goed voorbereid waren, en hun bezoek aan TBX als positief hebben ervaren. Op naar een volgende editie!


Delen:
Cookie toestemming
Wij gebruiken cookies op onze website, voor meer informatie lees ons privacybeleid.
Instellen
Functionele cookies: deze cookies zijn nodig voor een goed werkende website
Analytische cookies: deze cookies worden gebruikt om bezoekers de best mogelijke ervaring te geven op onze websites