Laurens

Achtergrond
Laurens is de zorginstelling van Rotterdam en omstreken. Dagelijks worden hier duizenden ouderen verzorgd. Dit varieert van thuiszorg, wonen met zorg, revalidatie tot palliatieve zorg. Meer dan 6.000 zorgprofessionals van Laurens maken dit mogelijk, waarbij wordt gekeken naar de wensen en de zorgvraag van de cliënt. In totaal telt Laurens 28 verschillende zorglocaties. 

Vraag
Het optimaliseren van het voedingsassortiment richt zich op de bewoners van de 28 zorglocaties. Deze locaties verschillen van elkaar op het gebied van zorg. Afhankelijk van de soort zorg (ouderenzorg, palliatieve zorg, psychogeriatrische zorg, revalidatie, somatiek) verblijven bewoners langdurig of slechts tijdelijk in een Laurens locatie. Dit heeft gevolgen voor het voedingsassortiment en het bestelproces, omdat de vraag van bewoners verschilt. 

Om te kunnen waarborgen dat Laurens breed dezelfde kwaliteit in voeding kan worden gefaciliteerd, kreeg Laura de vraag om te ondersteunen bij het project om het voedingsassortiment te optimaliseren. Dit houdt in dat er Laurens breed één assortiment is.  

Aanpak
De eerste maand stond vooral in het teken van oriënteren en veel vragen stellen. Op die manier werd de exacte vraag helder en de daarbij behorende behoeftes. Als gevolg van COVID-19 was het vanzelfsprekend niet mogelijk om dit op locaties te doen. Om te onderzoeken wat er precies wordt besteld, heeft Laura zich daarom in eerste instantie gericht op de bestellingen van het afgelopen kwartaal. Op basis van de verzamelde informatie werd al snel duidelijk dat verschillende aspecten het bemoeilijkten om één Laurens breed assortiment samen te stellen.

Zo zijn er twee assortimenten samengesteld. Eén voor bewoners die met een groep wonen en één voor bewoners die individueel wonen. Het verschil tussen deze assortimenten zit in de verpakkingseenheid. Het ene assortiment bestaat uit mono- en bulkverpakkingen, het andere assortiment uit familie verpakkingen.

Om de assortimenten succesvol te implementeren, is ook het bestelproces onder de loep genomen. De toegang en autorisaties van de bestelomgevingen zijn daarvoor opgeschoond en gestructureerd.

Daarnaast was open communicatie van belang. In samenwerking met de locaties werden duidelijke afspraken gemaakt omtrent de verandering in het voedingsassortiment en de start van de implementatie. Vier tot zes weken na de start vonden evaluatiegesprekken (online) plaats. Hier was ruimte voor feedback en ideeën te bespreken om het bestelproces te verbeteren.

Resultaat
Van de 28 zorglocaties, was op 27 zorglocaties het nieuwe voedingsassortiment van toepassing. Bij 14 locaties is het assortiment geïmplementeerd en het bestelproces geoptimaliseerd. De optimalisatie heeft er onder ander in geresulteerd dat bepaalde productsoorten alleen in de daarvoor bestemde bestelomgeving beschikbaar zijn.

Voor de overige 13 locaties zijn de eerste stappen naar optimalisatie gezet, zoals bijvoorbeeld het opschonen van en aanbrengen van structuur in de toegang en autorisaties van de bestelomgevingen.  

Learning Laura
“Hoewel mijn opdracht in eerste instantie vrij concreet klonk, bleek er veel ruimte te zijn hoe deze in te vullen. Binnen Laurens kreeg ik veel vrijheid om de opdracht vorm te geven. Hierdoor was het in het begin soms even zoeken waar ik mijn aandacht in eerste instantie het beste op kon richten.

Om hierachter te komen heb ik veel vragen gesteld. Op die manier kreeg ik een beter beeld van de 28 zorglocaties en van Laurens als organisatie. Het werd duidelijk dat alle zorglocaties hun eigen ‘couleur locale’ hebben. Dit leidde tijdens de opdracht tot het inzicht dat bij de ene locatie procesverandering geen invloed op andere processen had, terwijl het omgedraaide het geval was bij andere locaties. Mijn grootste les is dus om niet voortijdig te generaliseren wat betreft de effecten van procesverandering. Centrale standaardisatie vraagt ook om individueel maatwerk. Hoe ik dat ga doen? Veel gesprekken voeren met betrokkenen, om alles in kaart te brengen.”