Pieter van Foreest
Hieroo Rotterdam
In het kader van het strategische partnership tussen Hieroo Rotterdam en Pieter van Foreest was Cootje de tweede Jonge Consultant die werkzaam was in deze tweejarige samenwerking. Van oktober tot en met maart was Cootje als beleidsadviseur werkzaam en rapporteerde ze aan de bestuurssecretaris, Martin.
Cootje heeft zich tijdens haar opdracht bij Pieter van Foreest ontwikkeld tot een belangrijke steunpilaar van het project- en programmamanagement. Haar rust, accuratesse en abstractievermogen resulteerden in succesvolle bijeenkomsten die door haar perfect waren voorbereid en begeleid werden. Naarmate het project vorderde veranderde haar positie en rol. Zij heeft zich ontwikkeld tot een gewaardeerde rechterhand van de projectleider en ambassadeur van het project- en programmamanagement.
Achtergrond:
Bij Pieter van Foreest kunnen ouderen terecht voor allerlei services en diensten op het gebied van wonen, zorg, behandeling en welzijn in de regio Delft, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp en Westland. De organisatie telt ongeveer 25 locaties, biedt thuiszorg, Hulp bij het Huishouden en een breed en flexibel scala andere services en diensten.
Totaal werken er 3400 medewerkers bij Pieter van Foreest en daar komen nog eens 2400 toegewijde vrijwilligers bij! Met elkaar zorgt Pieter van Foreest ervoor dat ouderen op een prettige en zelfstandige manier hun eigen leven kunnen blijven leiden.
Vraag:
Bij een grote organisatie als Pieter van Foreest lopen op jaarbasis veel programma’s, projecten en activiteiten. Sommige van deze raken alleen hun eigen afdeling, maar er zijn ook overstijgende projecten waarbij de inzet van meerdere afdelingen, locaties of divisies nodig zijn. Om het overzicht te bewaren van deze inzet én de impact op de verschillende locaties en afdelingen is het belangrijk goed inzicht te hebben in de programma’s en projecten die lopen of eraan komen. Op deze manier kan er ook makkelijker worden gekeken naar prioriteiten en impact van een programma of project op verschillende niveaus binnen de organisatie en worden afdelingen niet overspoeld met te veel capaciteitsvragen.
Om dit mogelijk te maken is Cootje o.a. gevraagd een overzicht te maken over de verschillende projecten en programma’s die binnen Pieter van Foreest lopen en komen, en gaandeweg uit te zoeken hoe het projectmanagement binnen Pieter van Foreest op een duurzame en simpele manier vorm gegeven kan worden, waarbij verantwoordelijkheid over de voortgang van de projecten belegd wordt op één centraal punt én binnen de verschillende afdelingen.
Aanpak:
Doordat Cootje de opdracht overnam van Rogi, was een goed startpunt al gemaakt. De integrale projectkalender van 2021 werd als uitvalsbasis gebruikt om ook de projecten over 2022 helder te krijgen. Hierbij ging Cootje gesprekken aan met verschillende medewerkers van alle afdelingen binnen Pieter van Foreest om helder te krijgen welke projecten en programma’s er al liepen maar ook welke gestart worden. Daarnaast werd een verdiepingsslag op deze activiteiten gemaakt door een prioriterings- en risicoanalyse uit te voeren.
De uitkomsten hiervan werden op een zogenaamde ‘pressurecookerdag’ besproken met afgevaardigden van alle afdelingen om met elkaar een planning te maken voor de eerste twee kwartalen van 2022. Hierbij is het belangrijk dat niet alleen de strategische pijlers van de organisatie in acht worden genomen, maar juist ook het belangrijkste doel: de beste zorg voor de cliënten van Pieter van Foreest bieden.
Cootjes opdracht eindigde met een strategische sessie, waarin met verschillende belanghebbenden bij het PMO werd gespard over het vervolg van het PMO.
Resultaat
Door de verschillende pressurecookersessies, gesprekken met stakeholders en samenwerking met de projectleider PMO, is een mooie start gemaakt voor een organisatiebrede Project Management Office. De projecten voor 2022 zijn hiermee in kaart gebracht, waarbij er goed overzicht is gecreëerd over de voortgang en financiële status. Ook is een groep gevormd van afgevaardigden van de verschillende afdelingen die meedenken over de strategie en het beleid van het PMO. Hiermee is een groot draagvlak voor projectmatig werken gecreëerd.
Learnings
Deze opdracht bood voor Cootje de kans om een kijkje te nemen in het projectmatig reilen en zeilen van een grote zorgorganisatie. Ook hebben de gesprekken met alle verschillende stakeholders haar geleerd belangen in kaart te brengen en zorgvuldig met elkaar af te wegen. Dit kwam nog eens extra goed van pas in het organiseren van de pressurecookersessies, waarin in korte tijd snelle beslissingen gemaakt moesten worden.
In het proces van het PMO opzetten, moesten grote beslissingen langs het bestuurlijk overleg gaan. Dit bood Cootje de mogelijkheid om te leren hoe je leden van een bestuur in korte tijd goed kan informeren en mee kan nemen in je gedachtegang.