opdrachten
Pieter van Foreest 10

Pieter van Foreest

Hieroo Rotterdam
In het kader van het strategische partnership tussen Hieroo Rotterdam en Pieter van Foreest, was Sara werkzaam als beleidsadviseur. Binnen haar opdracht focuste zij zich organisatie-breed op de ontwikkeling van het Project Management Office en het opzetten en inbedden van een projectmanagementtraining. Zij rapporteerde de voortgang van haar werkzaamheden aan de bestuurssecretaris, Martin de Groot en later Maaike Seip.
Sara droeg als Jonge Consultant bij aan de prioritering van projecten en het ontwikkelen van een projecttraining. Daarbij waren haar nuchterheid, hands on mentaliteit en analytisch vermogen een belangrijke meerwaarde voor Pieter van Foreest
Bestuurssecretaris Martin de Groot

Achtergrond

Pieter van Foreest is een ouderenzorginstelling en betreft allerlei services en diensten op het gebied van wonen, zorg, behandeling en welzijn in de regio Delft, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp en Westland. De organisatie telt ongeveer 25 locaties, biedt thuiszorg, Hulp bij het Huishouden en een breed en flexibel scala aan andere services en diensten. Door de vele locaties is gebleken dat het overzicht met betrekking tot projecten soms lastig is om te monitoren. Er gebeurt per instelling zoveel en vaak nog op verschillende manieren wat het soms moeilijk maakt om te weten welke projecten er nu lopen en of er dingen niet dubbel worden gedaan.

Bij Pieter van Foreest zijn er jaarlijks veel projecten, programma’s en activiteiten. Door de grootte van de organisatie beslaan sommige projecten enkel hun eigen afdeling, maar daar tegenover staan projecten die afdeling overstijgend zijn en die veel capaciteit vergen van andere afdelingen, locaties en divisies. Om het overzicht van de inzet én impact structureel op de verschillende locaties en afdelingen te bewaken is het van belang om jaarlijks inzicht te hebben in de projecten die reeds lopen of eraan komen. Wanneer er duidelijk overzicht en inzicht is gecreëerd, kan er geprioriteerd worden welke projecten moeten doorgaan en welke juist uitgesteld of gestopt moeten worden. Zo wordt overbelasting van een afdeling voorkomen. Om dit proces inzichtelijk te houden is het belangrijk dat binnen heel Pieter van Foreest de juiste en zelfde projectmatige werkwijze wordt gehanteerd.

Vraag

Sara was gevraagd om de voortgang van de projecten te bewaken en bij te houden. Zo ook de impact én inzet van andere afdelingen om de capaciteitsvragen binnen de perken te houden en overbelasting van een afdeling of divisie te voorkomen. Daarnaast was Sara gevraagd om het Project Management Office verder te ontwikkelen waarin zij onder andere samen met een externe senior consultant een projectmanagement training ontwikkelt voor de werknemers van Pieter van Foreest. Op deze manier wilde de organisatie zich verder ontwikkelen en de kennis over projectmatig werken binnenshuis vergroten. Ook heeft de training gezorgd voor een meer universele aanpak van projecten waardoor het inzichtelijk houden van de projecten meer gestructureerd zal verlopen.

Aanpak

Binnen Pieter van Foreest hielp Sara als beleidsadviseur bij het opzetten van een Project Management Office. Hierbij was haar grootste aandachtspunt het opzetten van een projectmanagement training waarbij zij op een korte en structurele manier het proces van het uitvoeren van een project in kaart brengt. In samenwerking met een andere externe senior consultant werkte zij toe naar twee niveaus van een projectmanagement training die voor heel Pieter van Foreest toegankelijk is. Op deze manier werd er gewerkt aan een universele projectaanpak binnen Pieter van Foreest. Om dit voor elkaar te krijgen verzorgde Sara samen met de externe senior consultant de klankbordgroepsessies. Hierin vormde Sara de inhoud van de meetings, gaf ze deze grafisch weer en faciliteerde zij deze sessies.

Naast het opzetten van de projectmanagementtrainingen hield Sara zich bezig met het verder ontwikkelen van het Project Management Office. Ze stuurde mensen intern aan om de ontwikkeling van het PMO voort te zetten. Hierin stuurde ze aan op de vormgeving van het PMO, de structurering van de documenten en hield zij het overzicht over de lopende en aankomende projecten met de bijbehorende documentatie. Daarnaast zorgde zij door middel van de trainingen en klankbordgroepsessies voor draagvlak voor het PMO binnen de organisatie.

Resultaat

Sara heeft binnen de organisatie draagvlak gecreëerd voor het opzetten van een Project Management Office. Vanuit dat draagvlak en vanuit de stem van de organisatie heeft Sara een uitrol van het Project Management Office gevormd met daarin de verwachtingen van de organisatie en de bijbehorende taken. Zo ook de inzet van de bemensing en de ontwikkel mogelijkheden van en binnen het PMO. Wat betekent dat alle projecten worden bijgehouden en er per kwartaal met de opdrachtgevers wordt afgestemd wat de status van het project is. Bij hoge risico’s binnen het project wordt dit vermeld aan het bestuur. Daarnaast is het resultaat gericht op het blijven vergroten van de kennisdeling door middel van de trainingen en is het PMO een ‘spin in het web’ geworden, door alle vragen van projectleiders te beantwoorden maar ook om hen aan elkaar te koppelen. Op deze manier zal de kennis intern blijven en kan iedereen van elkaar leren, een soort ‘train de trainer effect’. Tot slot, heeft Sara de projectmanagementtraining volledig gevormd en ingebed, en wordt deze maandelijks met veel enthousiasme gegeven door de trainers en gevolgd door de deelnemers.


Delen:
Cookie toestemming
Wij gebruiken cookies op onze website, voor meer informatie lees ons privacybeleid.
Instellen
Functionele cookies: deze cookies zijn nodig voor een goed werkende website
Analytische cookies: deze cookies worden gebruikt om bezoekers de best mogelijke ervaring te geven op onze websites