Pieter van Foreest
Hieroo Rotterdam
Als beleidsadviseur bij het bestuursbureau van Pieter van Foreest had Maud een divers takenpakket. Zij ondersteunde verschillende projectgroepen, schreef mee aan beleidsstukken en was secretaris van zowel het calamiteiten beleidsteam rondom Covid-19, als de stuurgroep gericht op medicatieveiligheid. Daarnaast heeft zij ook tijdelijk de rol van ondersteuner van de centrale cliëntenraad vervuld.
Maud verenigt een hands-on mentaliteit met abstractievermogen en denkkracht. Haar positieve instelling, rust, flexibiliteit maar ook haar resultaatgerichtheid en betrouwbaarheid vormen de basis van een prettige en productieve samenwerking. Zij heeft zich op een natuurlijke wijze, in zeer korte tijd, ontwikkeld tot een gewaardeerd lid van het bestuursbureau.
Achtergrond
Pieter van Foreest is een organisatie gericht op ouderenzorg en biedt services en diensten aan op het gebied van wonen, zorg, behandeling en welzijn in de regio Delft, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp en Westland. Ongeveer 3600 medewerkers zijn werkzaam voor de organisatie en Pieter van Foreest wordt ondersteund door ongeveer 2400 vrijwilligers. Het Covid-19 virus vergde, net als bij andere zorginstellingen, aanpassingen in het werk en het beleid van Pieter van Foreest zonder de zorgcontinuïteit uit het oog te verliezen.
Vraag
Maud is gevraagd om de bestuurssecretaris te ondersteunen in zijn taken. Zij had hierdoor een divers takenpakket binnen het bestuursbureau, waarbij de focus lag op de werkzaamheden voor het calamiteiten beleidsteam en de implementatie van een nieuw document managementsysteem voor de gehele organisatie.
Aanpak
Initieel lag de focus van de opdracht voornamelijk op het calamiteiten beleidsteam. Deze groep collega’s kwam dagelijks bijeen, maar werd later afgeschaald naar een à twee keer per week. Daarnaast was Maud tijdelijk werkzaam als ondersteuner van de centrale cliëntenraad en was ze secretaris van de stuurgroep medicatieveiligheid. Voor de centrale cliëntenraad, het calamiteiten beleidsteam en de stuurgroep zorgde Maud dat alle voorbereidingen en afwikkelingen van vergaderingen nauwkeurig werden gedaan. Hier kon ze haar organisatorische vaardigheden goed inzetten. Nadat het CBT werd afgeschaald en de overdracht van Maud haar taken rondom de centrale cliëntenraad waren afgerond, ontstond er ruimte voor andere projecten.
Het project waar Maud toen de meeste tijd aan heeft besteed, is de implementatie van een nieuw document managementsysteem. Zij is betrokken geweest bij het opstarten van de projectgroep, het traject van leveranciersselectie en de uiteindelijke implementatie van het nieuwe systeem.
Voor de stuurgroep medicatieveiligheid schreef Maud voortgangsrapportages en ondersteunde ze twee deelprojecten. Zo zorgde ze ervoor dat ruim 180 medewerkers een training konden volgen en hielp ze mee in de planning en uitvoering van interne audits. Ook deed ze vooronderzoek naar de haalbaarheid van het inzetten van smartglasses tijdens de interne audits om beweging van medewerkers tussen locaties en afdelingen te minimaliseren.
Resultaat
Heel veel beleidsdocumenten en Teams vergaderingen verder, heeft Maud door haar werkzaamheden de reikwijdte van de bestuurssecretaris vergroot en heeft ze collega’s kunnen ontlasten tijdens een hectische periode. Het calamiteiten beleidsteam kon helaas nog niet ontbonden worden, maar beschikt nu wel over een overzichtsdocument met daarin al het nieuw opgestelde beleid rondom Covid-19.
In het kader van medicatieveiligheid zijn ruim 80 interne audits uitgevoerd en organisatie-breed is de medicatieveiligheid aantoonbaar verbeterd. Het nieuwe document managementsysteem is met enthousiasme ontvangen en is inderdaad intuïtief in gebruik gebleken.
Learning Maud
“Tijdens de opdracht heb ik ervaren dat de organisatiecultuur van Pieter van Foreest heel prettig is. De hectiek en het snelle schakelen, het vertrouwen dat collega’s in elkaar hebben en de waardering die naar elkaar wordt uitgesproken, sluiten aan bij de werksfeer waarin ik optimaal kan functioneren.
Daarnaast heb ik geleerd enorm veel plezier te halen uit het opstellen van stukken op basis van verschillende informatiebronnen en dat structureren mijn tweede natuur is.”
Iets waar ik mijzelf nog verder in wil ontwikkelen is het maken van de afweging een opdracht wel of niet aan te nemen als iemand om hulp vraagt; ‘Ontdoe het cadeautje eerst van het pakpapier voordat je het aanneemt’.