UMCG - Facilitaire Services
Hieroo Groningen
Samen met de manager Facilitaire Services (hierna: FS) heeft Gerhard gewerkt aan de opzet: Slimmer Organiseren. In deze opzet staan de onderdelen die onder FS vallen beschreven en welke veranderingen hierin gaan plaatsvinden. Onder FS vallen o.a. beveiliging, reiniging & desinfectie, servicelijn, telefoonlijn en eten & drinken. Deze opzet is het begin van een programma/project waardoor FS zich toekomstbestendiger gaat organiseren.
Gerhard kijkt met een open blik en heeft oog voor proces en medewerkers binnen de organisatie.
Achtergrond
Het UMCG is één van de grootste ziekenhuizen in Nederland en de grootste werkgever van Noord-Nederland. Er werken ruim 13.000 medewerkers aan zorg, onderzoek, opleiding en onderwijs. Samen bouwt het UMCG aan een duurzame toekomst van gezondheid. In het project Koers25 is deze doelstelling uitgewerkt onder een aantal thema’s: healthy ageing, mensgerichte & waardegedreven aanpak en data geïnformeerd werken & digitalisering.
Vraag
Gerhard werd gevraagd om inzichtelijk te maken wat de totale impact is van de ontwikkelrichting FS, ofwel het slimmer organiseren, UMCG-breed. Belangrijk daarin waren de volgende punten:
- Mogelijke herinrichting van processen in kaart brengen;
- Betrokken afdelingen en hun rol in de verandering beschrijven;
- Het financieel voordeel en de benodigde voorinvestering inzichtelijk maken.
Aanpak
Om de volledige impact in kaart te brengen is Gerhard eerst in gesprek gegaan met alle hoofden van de afdelingen onder FS en met Jan van Tuijl. Door inzichtelijk te krijgen wat de beoogde veranderingen zijn, werd ook duidelijker wat de impact van deze veranderingen zouden zijn op de verschillende stakeholders. Bij een aantal veranderingen is FS afhankelijk van andere afdelingen binnen het UMCG, waar het om cultuurveranderingen en personeel gaat werd HR betrokken en bij het herinrichten van systemen en digitalisering werd IM-MIT (ICT) betrokken. Door met deze onderdelen (en nog meer) in gesprek te gaan werd bepaald wat een haalbare planning zou zijn om de beoogde veranderingen voor te bereiden en te implementeren. Een aantal onderdelen lagen ook nog niet definitief vast, daarom is Gerhard in gesprek gegaan met andere ziekenhuis en medische centra (deze hebben vergelijkbare veranderingen ondergaan) zo heeft hij onderzocht welke mogelijkheden er zijn voor het UMCG. Deze bevindingen zijn gedeeld met Jan zodat het UMCG nog betere keuzes kan maken. Uiteindelijk kwam dit allemaal samen in de nieuwe (uitgebreide) opzet van de ontwikkelrichting.
Resultaat
Een slimmer organiseren opzet voor het gelijknamige programma. Waarin gekeken is naar de huidige situatie, wat hierin slimmer georganiseerd kan worden, wat de impact van deze verandering is voor medewerkers, bezoekers en patiënten, de beoogde planning (opgedeeld in voorbereiding en implementatie), de financiële en culturele gevolgen en voorinvesteringen.