Vestia

Achtergrond
Vestia is een grote Nederlandse woningcorporatie, met circa 750 medewerkers en ruim 67.000 woningen en bedrijfsruimten. Als grootstedelijke corporatie verhuurt, verkoopt en beheert Vestia vastgoed in heel Nederland, maar vooral in de regio’s Rijnmond en Haaglanden. Hierbij staat de missie centraal: Tevreden huurders in een eerlijke stad, nu en in de toekomst.

Vraag 
Veel van de werkzaamheden binnen Vestia zijn vastgelegd in processen met daarbij geformuleerde Key Performance Indicators (KPI’s). Om gericht te kunnen sturen zijn er verschillende rapportages die onderdelen van het proces en de KPI’s inzichtelijk maken. Deze rapportages waren veelal in Excel gemaakt. Echter toen het gebruik en de vraag naar deze informatie groeide werd het ontwikkelen, bijhouden en updaten van deze Excel rapportages een steeds grotere klus. Aan Tessa de vraag om te kijken welke rapportages er nu allemaal zijn binnen Onderhoud, wie deze rapportages gebruiken en hoe de werkzaamheden rondom en het gebruik van de rapportages geoptimaliseerd kon worden.

Aanpak
Tessa heeft allereerst de werkzaamheden rondom de Excel rapportages overgenomen van een medewerker. Zo beantwoordde zij bijvoorbeeld vragen van medewerkers omtrent data, zorgde ze ervoor dat alle rapportages up-to-date waren en voerde ze wijzigingen van het proces op de werkvloer door in de rapportages. Ook heeft ze bijvoorbeeld om een beter beeld te krijgen van wat er nu achter de ‘getallen in Excel’ zit, bij verschillende medewerkers van Vestia een dagje meegelopen.

Tijdens deze opdracht vormde Tessa een brug tussen het Business Intelligence team en Onderhoud. Zo bracht zij wensen en mogelijkheden bij elkaar. Om de rapportages te optimaliseren en automatiseren heeft zij samen met een Business Intelligence medewerker de rapportages uit Excel omgebouwd naar een nieuwe tool: PowerBI. In PowerBI heeft zij een nieuwe rapportagestructuur opgezet, dashboards gemaakt, accounts aangemaakt en een GateWay voor het automatisch vernieuwen van de rapporten geïnstalleerd. Ook introduceerde ze de nieuwe rapportages en dashboards bij de eindgebruikers. Zo zorgde Tessa er bijvoorbeeld voor dat per gebruikersgroep een introductiemeeting plaatsvond, waarin zij uitleg gaf over het programma en de nieuwe rapportagestructuur.

Resultaat
Tessa heeft zichzelf letterlijk “weggewerkt” bij Vestia. Terwijl de Excel rapportages eerst bijna volledig afhankelijk waren van de werkzaamheden die Tessa uitvoerde, zijn deze nu geautomatiseerd. Ook is hierbij de uniformiteit van de informatievoorziening omhooggegaan. De rapportages zijn niet meer opgebouwd per gebruikersgroep, maar per onderwerp. Hierdoor kijkt elke medewerker naar dezelfde informatie en kunnen hier geen verschillen in ontstaan.

Learning Tessa
“Voor ik bij Vestia begon, vond ik data al erg interessant en vond ik het leuk om te bedenken hoe je hier optimaal gebruik van kon maken. Van Excel had ik echter alleen nog basiskennis. In een rap tempo is deze kennis opgeschroefd en heb ik daarnaast PowerBI draaiende gekregen. De uitspraak ‘al doende leert men’ is voor mij bijna mijn motto geworden tijdens deze opdracht. Ik haalde veel voldoening uit het werkend krijgen van alle puzzelstukjes in dit proces en ook in het visualiseren van data kon ik mijzelf helemaal verliezen. Nu ben ik zelfs Microsoft PowerBI gecertificeerd!

Naast deze hard skills heb ik ook verschillende soft skills verder ontwikkeld. Zo riepen de veranderingen die werden doorgevoerd soms ook weerstand op. Goede communicatie en samenwerking was essentieel. Verder werd mij duidelijk dat ook al was Business Intelligence niet mijn expertisegebied, ik als nieuwkomer wel degelijk iets toe te voegen had.”