posts
Jasper en Jeremy blikken terug op hun samenwerking bij Stantec 1

Jasper en Jeremy blikken terug op hun samenwerking bij Stantec

 |  27 maart 2020
Eind februari rondde ik mijn eerste opdracht bij Stantec af. Gedurende negen maanden heb ik meegewerkt aan het op- en uitbouwen van een nieuwe afdeling: Business Control. In dit blog blik ik terug op deze opdracht samen met mijn opdrachtgever Jeremy Slingerland.

Nieuwe afdeling
Op het moment dat ik startte bij Stantec had de businessline ‘Infrastructuur’ net een organisatieverandering doorgemaakt. Een van de veranderingen hield in dat het verzorgen van business intelligence als stuurmiddel voor de interne organisatie is ondergebracht in een nieuw op te bouwen afdeling, genaamd Business Control. Jeremy Slingerland heeft aan de basis gestaan van het business plan dat tot de organisatieverandering heeft geleid en heeft het initiatief genomen deze nieuwe afdeling op poten te gaan zetten.

Jeremy: “Stantec is marktleider op het gebied van bodemonderzoek in Nederland. We zijn een snelgroeiende organisatie in een fase van radicale transformatie. De vorm waarin we onze diensten leveren, de distributiekanalen en het achterliggende business model zijn continu aan verandering onderhevig en tegelijkertijd breiden we ons product- en klantportfolio steeds verder uit. De complexiteit van onze producten, systemen en processen neemt toe en daarmee ook de behoefte om te kunnen sturen op basis van objectieve informatie. Naast een afdeling financial control, gericht op het feitelijk weergeven en verantwoorden van resultaten, is onze organisatie uitgebreid met een business control afdeling. Dit is een afdeling die meer gevoel heeft met de operatie, de data kan doorgronden en verrijken met kwalitatieve nuances, oorzaak-gevolganalyses uitvoert en op basis van trends uit het verleden tactisch en strategisch advies kan geven aan management op alle lagen binnen de organisatie. Dit is een zeer welkome nieuwe functie die haar waarde sinds de start een jaar geleden steeds meer begint te bewijzen.”

Translatio
Vanzelfsprekend zijn extra handen zeer welkom bij het opstarten van een nieuwe afdeling en zo begon onze samenwerking, wat automatisch een verdubbeling betekende van het aantal teamleden binnen deze afdeling. De eerste periode stond in het teken van de bestaande processen leren kennen en het maken van maandelijkse rapportages voor het management team. We stonden voor de uitdaging om bestaande rapportages te blijven opleveren zoals men gewend was, maar ondertussen ook na te denken over hoe we dit proces slimmer konden inrichten met behulp van een nieuwe BI tool.

Jeremy: “Voorheen bestond deze maandelijkse rapportage uit meerdere losse tools, die allemaal op een andere manier in elkaar zaten. Hier moesten we echt vanaf en dat is waarom we ons in de opstartfase vooral hebben gericht op het doorgronden van de databronnen, de logica in de bestaande tools en de daadwerkelijke vraag die we oorspronkelijk met deze tools hebben willen beantwoorden.”

…imitatio…
Na een gezamenlijke evaluatie van een aantal BI tools, ben ik aan de slag gegaan met Power BI. Zonder eerdere ervaring met dit programma en de aanwezigheid van een collega met ervaring met BI tooling was dit een behoorlijke uitdaging. Maar: met veel googelen, instructievideo’s kijken en door gewoon te proberen kwam ik een behoorlijk eind en zo kon ik na enige tijd de eerste al bestaande rapporten nabouwen in Power BI. Gedurende de implementatie van dit programma binnen Stantec liepen we echter tegen verschillende problemen aan en werden we regelmatig geconfronteerd met de welbekende quote: “garbage in, garbage out”. Zo ontbraken er soms nog data of kwamen we niet kloppende invoer tegen.

Jeremy: “Het streven sinds de start is om zoveel mogelijk te werken vanuit een ‘single source of truth’ en rapporten eenduidig, onderhoudsvriendelijk en doelgroepspecifiek op te leveren. Dit vergde veel uitzoekwerk door Jasper (producten en systemen leren kennen, invreten in Power BI) in een tijd dat we eigenlijk juist zo hard op zoek waren naar nieuwe stuurinformatie en snelle inzichten. Samen met Jasper hebben we een Kanban teamboard gebruikt, waarmee we maatwerk voor de korte termijn en geavanceerde langetermijnoplossingen in balans met elkaar hebben kunnen afwegen. Door hiervoor te kiezen hebben we met elkaar de cirkel van brandjes blussen kunnen doorbreken en kwam er steeds meer ruimte voor structurele verbeteringen.”

…en aemulatio
Er waren dus nog wel verbeterslagen te behalen aan de data-invoer zijde. Pas als wij goed voorbereide data aangeleverd zouden krijgen, was het mogelijk om betrouwbare rapporten op te leveren en tot nieuwe producten te komen. In mijn opdracht bij Stantec heb ik ook veel tijd besteed aan deze kant van het proces, door met collega’s de wensen door te nemen waaraan een dataset moet voldoen en deze vervolgens te vertalen naar eisen voor de toevoer van de data.

Jeremy: “Jasper heeft een enorme versnelling gegeven aan de groei van de afdeling Business Control binnen Stantec. Door zijn analytische werk, het blootleggen van onvolkomenheden in de data en de oplossingsmogelijkheden die hij heeft aangedragen hebben we een stevige kwaliteitsslag geslagen op het gebied van BI. Onze collega’s weten ons nu te vinden als informatiepunt voor stuurinformatie, we zijn veel minder een Excelfabriek en het belang van datamanagement staat hoger op de kaart dan ooit.”

Volwassen afdeling
Waar de afdeling Business Control halverwege vorig jaar nog uit twee personen bestond, waren er bij mijn vertrek bij Stantec al vijf collega’s betrokken bij de afdeling. Behalve in teamgrootte was de afdeling ook gegroeid in zicht- en kenbaarheid binnen de organisatie. Collega’s van andere afdelingen wisten ons steeds beter te vinden en van gepubliceerde rapporten werd goed gebruik gemaakt. Zo maakte het ontwikkelteam gebruik van een rapport waarin KPI’s waren opgenomen waaruit zij konden opmaken wat het effect is van bepaalde ontwikkelingen. Daarnaast kon er binnen de operatie gerichter gestuurd worden op specifieke onderdelen van het proces met behulp van een rapport waar de kostprijs werd weergegeven per onderdeel.

Dankzij onze goede samenwerking hebben we met z’n tweeën een groei van de afdeling weten te bewerkstelligen waar we trots op mogen zijn. Ik ben blij met de bijdrage die ik hieraan heb kunnen leveren en dat het uitgebreide team nu verder kan bouwen aan waar wij mee zijn begonnen!


Delen:

Meer lezen

alle posts

Agenda Breek uit je bubbel – kom naar deze 5e MeetUp van Hieroo Rotterdam en The Student Hotel! Op deze avond wordt je geïnspireerd door Laurens van Wesep én steek je zelf de handen uit de mouwen met Maudi Oerlemans om te leren hoe jij bouwt aan een waardevol netwerk.

Agenda Wij geloven in de kracht van jonge starters, en hun talent voor het bewandelen van nieuwe paden en het creëren van een nieuwe orde. In jou dus! Samen kunnen we experimenteren met nieuwe, bewuste manieren van werken en leven. En dat is nou precies wat we gaan doen tijdens de MeetUp op 17 september.

Blog ‘Wat is er nodig om een systeem te veranderen?’ Mijn collega Robbert en ik zitten te filosoferen over deze grote vraag. Die wij vanzelfsprekend niet kunnen beantwoorden. Er lijkt iets te gebeuren. Ineens is er van alles mogelijk. Van een wereldwijde Black Lives Matter beweging tot lokale initiatieven om mensen uit de buurt te supporten. Maar tegelijkertijd lijkt er nog zo’n lange weg te gaan.