De Twaalf Hoven

Achtergrond 
De zorg verandert. Men wordt ouder, blijft langer thuis wonen en komt pas later terecht in het verpleegtehuis. Dit zorg voor een verschuiving van de zorgzwaarte. Daarnaast heeft de zorg te maken met een tekort aan zorgpersoneel, waardoor de druk op de professionals vergroot wordt. De Twaalf Hoven en haar personeel moet anders ingezet worden om te kunnen (blijven) voldoen aan de zorgvraag.

De Twaalf Hoven is daarnaast, samen met de gemeente, al enige tijd bezig met het bouwen van de Tirrel. De Tirrel is een locatie waar basisschool, sportvereniging en De Twaalf Hoven samenkomen onder één dak in het kader van verrijken, ontmoeten en verbinden. Gezien de eerder genoemde achtergrond van de opdracht biedt de nieuwbouw een mooie kans om werkzaamheden, indien nodig, anders in te gaan richten. Een nieuw gebouw kan voelen als een nieuwe start.

Vraag 
Gezien de ontwikkelingen buiten en binnen De Twaalf Hoven wilde het bestuur graag weten hoe het huidige proces eruit zag. Aanvullend wilden ze weten wat ze konden doen om het proces efficiënter en beter in te richten, waarbij dit goed aansluit bij de behoeften van de medewerkers.

Het in kaart brengen van de mogelijke efficiëntie- en verbeterslagen in het huidige zorgproces moet ervoor zorgen dat in de toekomst beter kan worden omgegaan met de uitdagingen die de ouderenzorg te wachten staan. De opdracht voor het projectteam was dan ook het in kaart brengen van het huidige proces en onderzoek te doen naar mogelijke procesverbeteringen.

Aanpak 
Kylian heeft zich gedurende de 0-meting met name gefocust op de inzet van zorgtechnologie, integrale teams en taakdifferentiatie. Door interviews en workshops te doen en gesprekken te voeren met zowel in- als externen heeft Kylian het zorgproces zo helder mogelijk in kaart proberen te brengen. Eveneens heeft hij op deze manier ideeën opgedaan voor eventuele verbeteringen. Verder heeft Kylian onderzoek gedaan naar ontwikkelingen en trends in de zorg en (nieuwe) zorgfuncties. Dit heeft hij gedaan door voornamelijk theoretisch onderzoek te doen. Voor een verdieping op het theoretische onderzoek heeft Kylian gesprekken gevoerd met verschillende externe partijen.

Voor de 0-meting is gesproken met onder andere diverse verpleegkundigen, verzorgden, ondersteunend personeel en leden van het management. Door het spreken van een diversiteit aan medewerkers is er een brede visie op het zorgproces tot stand gekomen. Nadat alle informatie opgehaald was, is geprobeerd dit op verschillende manieren inzichtelijk te maken. Zo is het zorgproces uitgewerkt in Miro – een digitaal whiteboard – zodat dit visueel inzichtelijk was. In Miro werden vervolgens ook de ideeën vanuit geïnterviewden naast elkaar gelegd en gegroepeerd en gaf dit een mooi overzicht van de verschillende ideeën en mogelijke verbeteringen voor het zorgproces.

Vervolgens is een onderzoeksrapport over integrale teams en taakdifferentiatie geschreven, met als doel verschillende scenario’s te beschrijven over hoe de teams van de toekomst er mogelijk uit komen te zien. Deze scenario’s zijn naderhand visueel gemaakt in dezelfde Miro omgeving waar het zorgproces ook uitgewerkt stond. Separaat aan dit proces is de programmamanager bezig geweest om verschillende soorten zorgtechnologieën in kaart te brengen en te duiden welke zorgtechnologieën ingezet zouden kunnen worden ten behoeve van de efficiëntie en het ondersteunen van de zorg.

Door de verscheidenheid aan invalshoeken en methoden van informatiewinning is een breed en duidelijk beeld geschetst van het huidige proces en alle mogelijke verbeteringen.

Resultaat 
De uitkomsten waren een geformuleerd zorgproces en cliëntreis, aangevuld met verbeteringen en ideeën om anders te organiseren. Eveneens zijn scenario’s beschreven vanuit zowel het onderzoek naar integrale teams als de 0-meting. In de scenario’s werden mogelijkheden beschreven voor een andere inrichting van de teams binnen De Twaalf Hoven (en toekomstige nieuwbouw). Verder was een uitkomst van de opdracht een veranderkalender waarin alle belangrijke actiepunten en veranderingen voor 2022 binnen De Twaalf Hoven werden beschreven.

Learning Kylian
Tijdens de opdracht heb ik zowel persoonlijke zaken geleerd als inhoudelijke zaken. Gezien dit mijn eerste opdracht was, was de leercurve groot. Ik som mijn leerpunten graag hieronder op:

• Bescheidenheid is goed, maar cijfer jezelf niet weg. Het is goed om te laten weten waar je je waarde hebt toegevoegd, zonder hier over op te scheppen.
• Prioritering is heel belangrijk. Het kenbaar maken van deze prioritering nóg belangrijker.
• Er zijn geen generieke oplossingen voor specifieke problemen.
• Door de toenemende zorgzwaarte wordt door het gros van de geïnterviewde aangegeven dat een nauwere samenwerking vereist is tussen zorgpersoneel, facilitair en behandelaren (zoals fysiotherapeuten en/of (basis)artsen).
• Taakdifferentiatie, -verschuiving en-herschikking is een manier om zorgpersoneel anders in te zetten, zodat taken passend zijn bij functie van de professional en de zorgzwaarte van bewoners/cliënten.