Erasmus Medisch Centrum
Hieroo Rotterdam
Als Project Management Officer ondersteunde Maud de deelprojectgroep Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) in het doorvoeren van veranderingen in het HR-systeem en de communicatie over deze veranderingen richting betrokken partijen.
Maud is een denker en een doener met de juiste spirit, houding en competenties. Fantastisch om met jonge talenten te werken die leergierig en flexibel zijn. Ze heeft in korte tijd de ins en outs van het project Wnra eigen gemaakt en draagt op diverse onderdelen bij om de veranderingen in de organisatie goed te laten landen. Ze laat zien dat ze een teamspeler is, haar verantwoordelijkheid neemt en ook een coördinerende rol durft in te nemen. Top!
Achtergrond
Het Erasmus MC is het grootste universitair medisch centrum van Nederland, Naast patiëntenzorg, houdt het Erasmus MC zich bezig met onderzoek en onderwijs. Er werken ongeveer 11.000 medewerkers, ruim 700 medisch specialisten en worden er ongeveer 3500 geneeskunde studenten opgeleid. Door de Wnra die per 1 januari 2020 geldt, moesten een aantal processen binnen de HR-afdeling gewijzigd worden. Bij deze verandering waren verschillende partijen betrokken.
Vraag
Maud is gevraagd om de voortgang van het project te bewaken en was hierbij de spin in het web. Ze ging na of acties tijdig werden uitgevoerd, paste de planning aan indien nodig en signaleerde knelpunten in het project. Daarnaast leverde ze belangrijke communicatiestukken aan en maakte ze vernieuwde werkinstructies voor leidinggevenden en HR-medewerkers.
Aanpak
Om het project tot een goed einde te brengen, fungeerde Maud als schakel tussen alle betrokken partijen. Zo zorgde ze er bijvoorbeeld voor dat vragen en wensen vanuit de afdeling Personeels- en salarisadministratie doorgezet werden naar de afdeling Functioneel Beheer. Daarnaast was ze aanwezig bij vele meetings om de kennis die daar werd gedeeld te borgen. Maud schreef wekelijks een update voor het kernteam van de projectgroep en bracht hierbij in kaart welke besluitvorming nodig was vanuit dit team.
Voordat het vernieuwde HR-systeem live ging, coördineerde zij testdagen om de nieuwe processen zo voorspoedig mogelijk te laten lopen. Daarna heeft zij zich intensief beziggehouden met communicatie, kennisdelingssessies en het schrijven van werkinstructies. Leuk aan dit project was dat Maud intensief samenwerkte met twee senior consultants van SeederDeBoer, het moederbedrijf van Hieroo.
Resultaat
Het Erasmus MC heeft nu een vernieuwd HR-systeem, waarmee wordt voldaan aan de Wnra. Daarnaast kunnen de arbeidsovereenkomsten nu digitaal ondertekend worden. Medewerkers worden door werkinstructies, die Maud in samenwerking met collega’s heeft geschreven, ondersteund in het gebruik van het HR-systeem. Tevens heeft Maud, richting het einde van haar opdracht, een plan van aanpak opgeleverd voor eventuele optimalisatie van het gebruikersgemak van het HR-systeem. Deze ligt klaar voor verdere implementatie.
Learning Maud
Het is voor mij heel leerzaam geweest om in een grote organisatie te werken. Door de omvang van de organisatie, kreeg ik te maken met veel verschillende wensen en meningen. Het was een uitdaging om toch tot één oplossing te komen. Sleutelfactoren daarin waren het blijven stellen van vragen en bij iemand langslopen in plaats van hem/haar te e-mailen. Daarnaast heb ik mijn praktische kennis over HR-processen met veel plezier kunnen vergroten.