GGD Fryslân - coronaorganisatie

Achtergrond 

Het coronabedrijf binnen de GGD Fryslân heeft in de twee jaren van de coronapandemie een gigantische prestatie neergezet. Gaandeweg dit proces is de GGD Fryslân steeds meer gaan kijken naar structurele oplossingen en verbeteringen voor de professionalisering van de organisatie. Dit houdt in dat de kwaliteit en de processen van de clusters testen, vaccineren en bron- en contactonderzoek gedocumenteerd en geborgd moesten worden.

Vraag 

Amber heeft gedurende 6 maanden aan twee opdrachten gewerkt bij de GGD Fryslân. De eerste vraag ging vooral over het borgen van de werkzaamheden van de afdeling bron- en contactonderzoek, hierin staat de kwaliteit van het bron- en contactonderzoek centraal.

De tweede vraag betrof het documenteren van de processen van de gehele coronaorganisatie (testen, vaccineren en bron- en contactonderzoek) om daarmee het proces gestuurd werken mogelijk te maken binnen de coronaorganisatie van de toekomst.

Aanpak 

Amber is haar eerste opdracht van start te gaan door gesprekken te voeren met de medewerkers van de afdeling bron- en contactonderzoek om te ontdekken waar nog kwaliteits- of efficiëntieslagen te behalen waren. Ze heeft tijdens deze opdracht veel samengewerkt met de kwaliteitscoördinatoren. Door als sparringpartner te fungeren kon ze een frisse blik bieden die tot nieuwe veranderingen heeft geleid om processen en werkwijzen te optimaliseren.

Een concreet vraagstuk waar Amber mee bezig is geweest is het borgen van de taakomschrijvingen van de coördinatoren van het bron- en contactonderzoek. Door middel van brainstormsessies en samenwerkingen met de kwaliteitscoördinatoren, teamcoördinatoren en P&O (personeel & organisatie) is een nieuwe taakomschrijving opgesteld. Deze nieuwe taakomschrijving resulteerde enerzijds in meer efficiëntie, omdat de taken bij de juiste personen werden belegd, en anderzijds in meer kwaliteit, omdat er meer tijd en aandacht vrij kwam om het team te begeleiden en coachen.

Tijdens de tweede opdracht heeft Amber samen met het projectteam alle processen van de coronaorganisatie gedocumenteerd in flowcharts. Voorbeelden van processen zijn: het openen van een testlocatie en de in-, door-, en uitstroom van medewerkers. Door middel van brainstormsessies en bestaande documenten werd alle informatie over een proces verzameld. Wanneer alle informatie was verzameld, visualiseerde ze deze informatie in een flowchart waarin alle stappen van een proces overzichtelijk gepresenteerd worden. Na het aanpassen van feedback werd een proces overgedragen aan de proceseigenaar. De processen zijn gedocumenteerd om de kennis en expertise van de organisatie te waarborgen, en om een start te kunnen maken met proces gestuurd werken binnen de coronaorganisatie.

Resultaat

Binnen de coronaorganisatie van de GGD Fryslân heeft Amber verschillende resultaten opgeleverd, waaronder:

• Optimaliseren van de taakomschrijvingen per functie binnen de afdeling bron- en contactonderzoek;
• Fungeren als sparringpartner van de kwaliteitscoördinatoren van het bron- en contactonderzoek om de kwaliteit te stimuleren en processen te verbeteren;
• Documenteren van de processen van testen, vaccineren, bron- en contactonderzoek in flowcharts;
• Een bijdrage leveren aan de professionalisering van de coronaorganisatie naar een toekomstbestendige organisatie.

Learnings van Amber

Mijn eerste opdracht bij dé crisisorganisatie tijdens de coronapandemie, dat ga ik niet meer vergeten. In deze snel veranderende omgeving heb ik heel veel kunnen leren. Wat ik heb geleerd is (onder andere):

• Goede communicatie is key: in een crisisorganisatie is elke dag anders en gaan de veranderingen razendsnel. Daarom is het enorm belangrijk om regelmatig te communiceren en afstemming te zoeken met de opdrachtgever en de stakeholders om ervoor te zorgen dat jou werk relevant is en blijft.
• Zorg dat kennis gewaarborgd wordt: soms kan je de neiging hebben om besluiten, processen en werkwijzen mondeling te bespreken met het team en dit direct te implementeren, zonder iets de documenteren. Om de expertise van een organisatie te waarborgen op de lange termijn is het van belang dat besluiten en werkprocessen worden vastgelegd. Zo zorg je ervoor dat je kennis niet verliest wanneer bijvoorbeeld personeel doorstroomt.