DuurzaamDoor

Achtergrond 
Transitie opgaves, het Grondstoffenakkoord, het Klimaatakkoord 2030 en de Sustainable Development Goals: termen die ik de afgelopen maanden heel vaak heb getypt en gezegd. Steeds meer organisaties en bedrijven hebben er namelijk mee te maken. Zo ook de overheid. DuurzaamDoor is een kennis- en leerprogramma waarin overheden en maatschappelijke initiatieven samen komen met een belangrijk doel: het versneld realiseren van transities door professionals te versterken in hun organisaties en netwerken. Voor de Participatietafel Circulaire Economie (PTCE) ligt de focus op regionale ambtenaren en rijksambtenaren.  

De PTCE werkt samen met het internationale platform 100 Months to Change dat handvatten biedt middels de transformatie aanpak om transitie opgaves versneld te realiseren. Via deze samenwerking werd Lot ingezet als Proces Support bij DuurzaamDoor.

Vraag 
DuurzaamDoor kent verschillende thema’s met daarbij horende participatietafels. Eén daarvan is de PTCE waarin ik werkzaamheden heb verricht, want deze participatietafel liep namelijk tegen capaciteit en procesuitdagingen aan.  

Om het team van de PTCE verder te helpen formuleerden we gezamenlijk de rol van procesmanager. Deze rol heeft meerdere uitdagingen getackeld waarvan, zoals hierboven al genoemd, capaciteit er één was. Om te versnellen in het behalen van transitie opgaves is er namelijk een team nodig dat onder andere met focus en ruimte kan werken, maar velen van ons worden ingehaald door de waan van de dag. Hierdoor komen er werkzaamheden stil te liggen. 

Daarnaast kon het team ondersteuning gebruiken in het opzetten van een proces om effectiever en efficiënter samen te werken en doelen te behalen. Denk bijvoorbeeld aan het schrijven van een sprintplan met planning en het opzetten van een nieuwe effectieve manier van samenwerken in een online samenwerkingstool. Ook moest er een manier komen om acties en voortgang te waarborgen zodat het team gemakkelijker collega’s kon meenemen in de missie en het verhaal van de PTCE. 

Aanpak 
Toen ik startte bij DuurzaamDoor (oktober ’22) begon ik met kennismaken, de materie op mij in laten werken en het ondersteunen van mijn opdrachtgever in haar werkzaamheden. De focus lag hier eerst op het organiseren van een evenement dat plaatsvond begin december: LEF-Talks bij CIRCL (een circulaire locatie op de Zuidas) waar ambtenaren met lef inspiratie opdeden en kennis uitwisselden. Hiervoor heb ik o.a. de communicatieadviseur ondersteund in het schrijven van uitnodigingen, dacht ik mee in de opzet van het programma en regelde ik allerlei praktische zaken voor op de event dag zelf. Er komt namelijk meer bij kijken dan je van tevoren denkt. Maar dat wist ik gelukkig al vanuit mijn opdracht bij het internationale platform 100 Months to Change waarvoor ik verschillende evenementen heb mogen organiseren (scrol naar beneden voor meer informatie over mijn opdracht bij dit platform). 

Na dit event voelde ik mij als een vis in het water. Ik had kennis mogen maken met verschillende ambtenaren die al mooie en noodzakelijke stappen hadden gezet om duurzame initiatieven een stap verder te brengen. Initiatieven die bij jou en mij in de achtertuin gebeuren. Ik zag het belang van de rol van DuurzaamDoor nog sterker voor mij. Ik had gevoel gekregen bij de materie. Nu kon ik aan de slag met het opzetten van de nodige processen om de PTCE verder te helpen. 

Welke rol heeft DuurzaamDoor? En hoe valt de PTCE daarin? Hoe ziet het team eruit, waar liggen kwaliteiten en welke rollen vervullen ze? Welk hoofddoel heeft PTCE dit jaar en welke subdoelen vallen daaronder? Hoe ziet de sprint tot aan de zomer ‘23 er dan uit zodat het toewerkt naar deze doelen?  

Dit zijn enkele vragen waar ik mij mee bezig heb gehouden en waar het team op heeft gewerkt in door mij georganiseerde werksessies. Deze basispunten moesten eerst stevig staan voordat we in de actiemodus konden schieten. In deze periode werkte ik naast het jaarplan ook aan het klaarzetten van het proces in een online samenwerkingstool. Door o.a. documenten, tijdslijnen en acties te bundelen in deze online tool – waar ook externen van buiten de overheid in kunnen op uitnodiging – kon ik structuur geven aan de processen waarin er gewerkt wordt en dat gaf overzicht aan de teamleden. 

Tijdens de laatste maanden van mijn opdracht bij DuurzaamDoor lag de focus op het uitvoeren van acties die toewerkten naar het doel. Deze acties waren tweedelig: 1) het in kaart brengen van het ecosysteem op het thema circulaire economie in Nederland (welke actoren en factoren spelen een rol?), en 2) onderzoeken hoe een initiatief dat bijdraagt aan de circulaire economie kan worden opgeschaald (hoe ziet de rol van de overheid er nu uit en hoe kan deze worden aangepast zodat het initiatief verder wordt gebracht? Want nu loopt een initiatief als deze tegen allerlei wet- en regelgeving aan waardoor het niet mogelijk is op te schalen). 

Resultaat 
Binnen mijn tijd bij DuurzaamDoor heb ik verschillende resultaten opgeleverd, waaronder het: 

• Ondersteunen in de organisatie van het evenement LEF-Talks bij CIRCL waar ambtenaren met LEF inspiratie konden opdoen en kennis konden uitwisselen; 
• Optimaliseren van de samenwerking binnen het team PTCE;  
• Opzetten en uitwerken van de doelen en een planning met daarbij horende acties voor het jaar 2023; 

• Uitvoeren van acties zodat het team kon floreren zoals het organiseren van verschillende werksessies; 
• Fungeren als sparringpartner van de opdrachtgever en communicatieadviseur om kwaliteit te stimuleren en processen te verteren.

“Wat ik het mooiste vond binnen deze opdracht? Dat ik écht iets heb kunnen bijdragen binnen een organisatie dat zich inzet op een thema dat mij aan het hart ligt: het behalen van de duurzame doelen. Bij DuurzaamDoor zette ik mijn frisse blik in, stelde ik de nodige vragen en zette ik mijn overzichtelijke manier van werken in om structuur te bieden aan het team. Het gaf mij veel plezier om samen te werken met Tessa (tafelsecretaris PTCE) en Peter (communicatieadviseur), want we hadden een goede klik en energie als team!” – quote Lot 

Meer 

Zoals benoemd in de achtergrondinformatie is werkt de Participatietafel Circulaire Economie van DuurzaamDoor samen met het internationale platform 100 Months to Change. Naast Lot haar opdracht DuurzaamDoor als procesmanager (oktober ‘22 – april ‘23) vervulde ze ook de rol van community manager en projectondersteuner bij dit internationale platform (april ‘22 – april ‘23). 

Vanuit 100 Months to Change werd Lot ingezet bij DuurzaamDoor om het proces van transformatie op te zetten en bewaken. Nieuwsgierig wat mijn rol bij 100 Months to Change was? Lees hier meer.