Veiligheidsregio Fryslân

Achtergrond 
Nederland werd begin ’22 geconfronteerd met twee vluchtelingenstromen. De stroom van Oekraïense ontheemden als gevolg van de oorlog in Oekraïne en de crisis in de asielketen, waardoor mensen in Ter Apel buiten moesten slapen. Beide stromen kwamen uiteindelijk bij de gemeenten en de Veiligheidsregio terecht.  

Om de vluchtelingen binnen Nederland goed te kunnen opvangen is de Rijkscrisisstructuur opgestart en heeft het kabinet de gemeenten – via de voorzitters van de Veiligheidsregio – verzocht opvang voor deze vluchtelingen op te zetten en te beheren. Gezien de complexiteit van beide vraagstukken; 1) het realiseren van crisisnoodopvang voor asielzoekers (CNO) en 2) het coördineren van de noodopvanglocaties (NO) voor Oekraïense ontheemden, is binnen de Veiligheidsregio een projectorganisatie ingericht met veel ondersteuning van buiten de organisatie. Zo is ook Roos per 6 juni ’22 ingezet als informatiemanager.  

Vraag  
Er is behoefte om binnen de Veiligheidsregio de informatie rondom de Oekraïense ontheemden te stroomlijnen. Hierbij kun je denken aan de informatie die vanuit het Rijk, landelijk en de regio wordt verspreid richting de Veiligheidsregio. Daarnaast is het de vraag om deze informatiestromen zichtbaar in kaart te brengen. Het is soms onduidelijk wie welke verantwoordelijkheid heeft en vanuit welke organisatie dit wordt gedragen. Er is behoefte aan duidelijkheid, structuur en overzicht.  

Aanpak 
Om de informatie/data vanuit gemeenten te structureren, te verzamelen en continu te verbeteren is Roos begonnen met een overzicht in Excel, wat ze steeds verder heeft doorontwikkeld tot op het niveau dat de organisatie aangehaakt is op de landelijke datamanagementtool. Ze gaf hierin belangrijk advies om een Application Programming Interface (API) toe te voegen in de huidige informatievoorziening. Dit droeg bij aan de nauwkeurigheid en actualiteit van de gegevens en de professionaliteit van het informatiemanagement binnen de projectorganisatie. Al deze informatie was van essentieel belang voor de Landelijke- en Regionale Coördinatiepunten Vluchtelingenspreiding, omdat zij hierdoor permanent een actueel beeld hadden van de beschikbare opvangplekken en de plekken die binnenkort beschikbaar zouden komen in Fryslân. Met deze gegevens maakte Roos wekelijks een scenario-analyse waarin werd beschreven wat de actuele cijfers waren van die week als het gaat om instroom, bezetting en beschikbare opvangplaatsen. Daarnaast maakte ze wekelijks een prognose richting de toekomst, zodat de Veiligheidsregio vroegtijdig kon acteren op de ontwikkelingen die zouden komen en hier op tijd over kon afstemmen met de gemeenten in de provincie Fryslân. Hiermee heeft ze ervoor gezorgd dat zowel op operationeel als bestuurlijk niveau continu zicht was op de instroom, doorstroom en uitstroom van Oekraïense ontheemden en het aantal beschikbare opvangplekken in de provincie.  

Naast het stroomlijnen van de informatie heeft Roos ook de processtromen nader beschreven en in infographics beschreven. Dit heeft ze gedaan door de verschillende informatiestromen te achterhalen. Waar komt bijvoorbeeld de informatie vandaan en wie dient de informatie te ontvangen? Dit geldt zowel voor de interne informatie wordt verspreid, maar ook de externe informatie. Uiteindelijk heeft Roos dit weergegeven in een overzicht, waarin deze informatiestromen zichtbaar zijn. Hiermee konden nieuwe collega’s, collega’s vanuit gemeenten of anderen snel op vlieghoogte worden gebracht over de werkwijze en ieders rol hierin. Roos was hierin de spin in het web. 

Tot slot heeft ze een bijdrage geleverd bij de implementatie van een nieuwe SharePoint omgeving. Door het invoeren van een splitsing tussen de informatie van de verschillende vluchtelingenvraagstukken werd de SharePoint omgeving voor de medewerkers overzichtelijker en beter werkbaar. Hierin was ze aanjager en stimuleerde ze actief de medewerkers om gezamenlijk tot een nieuwe structuur te komen.  

Resultaat 
Gedurende de opdracht heeft Roos meerdere resultaten behaald, waaronder: 

• Een totaaloverzicht van de projectorganisatie Vluchtelingen, waarin er onderscheid is gemaakt tussen bestuurlijk-, tactisch-, adviserend en ondersteunend- en operationeel niveau op landelijke-, provinciale- of regionale schaal. 
• Als verdieping op dit bovenstaande overzicht zijn er de overlegstructuren aan toegevoegd, om in kaart te brengen waar de informatie gedeeld en verspreid wordt. 

• Er is een infographic ontwikkeld waarin de route is weergegeven vanaf het moment dat een Oekraïense ontheemde Nederland binnenkomt tot aan het moment dat degene een opvangplek in de gemeente heeft. Het overzicht biedt (nieuwe) collega’s en betrokkenen een duidelijk beeld, wat daarvoor nodig is en welke partijen en organisaties hierin een rol spelen.  
• Een hernieuwde SharePoint structuur binnen de Veiligheidsregio, waarbij de informatievoorziening vanuit beide vraagstukken gescheiden is. Dit zorgt ervoor dat de medewerkers gemakkelijker de informatie kunnen vinden en verzamelen. Wat uiteindelijk resulteert in een betere (online) samenwerking.