Erasmus Universiteit Rotterdam
Hieroo Rotterdam
Als aanjager identificeerde en begeleidde Mark, vanuit de Marketing en Communicatieafdeling van Professional Services, de ontwikkeling van interne communities.
"Het is indrukwekkend om te zien hoe Mark zelfstandig zijn weg heeft weten te vinden in een complexe organisatie als de Universiteit Rotterdam. Door zijn analytische vermogen heeft hij een brede opdracht, scherp weten te krijgen en in korte tijd meerdere Marketing & Communicatie communities weten op te richten."
Achtergrond
De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een decentrale organisatie waar veel mensen zich op verschillende niveaus en binnen verschillende organisatieonderdelen met marketing en communicatie bezighouden. Hierbij moet je denken aan het organiseren van events, social media uitingen, websitebeheer en persvoorlichting.
Je kan je voorstellen dat al deze mensen samen ontzettend veel kennis en ervaring hierover hebben en hoe zonde is het om dat niet te benutten! Je leert namelijk veel meer in interactie met anderen.
Vraag
Het idee is om met verschillende communities al die kennis en ervaring samen te brengen en daarmee de organisatie te versterken. Zo kan er in een event community sneller geschakeld worden als een spreker voor meerdere faculteiten interessant is en kan men in een online content community van elkaar leren over welke posts een goed bereik hebben en welke niet.
Aan Mark de vraag om dit mooie idee in de praktijk te brengen en te beschrijven hoe communities in de EUR opgestart kunnen worden: opstarten, aanjagen, en goed vastleggen.
Heb je een soortgelijke vraag of wil je meer weten over de communities op de EUR? Stuur Mark een berichtje.
Aanpak
Omdat elke organisatie verschillend is, in dynamiek, aantal werknemers en organisatiestructuur, bestaat er geen blauwdruk voor communities. Dat zou het wel erg makkelijk maken.
Mark is daarom allereerst de organisatie ingedoken om die dynamiek en structuur eigen te maken en door goed te luisteren op te halen welke behoeftes en gedachtes er over communities bestaan. Belangrijkste is dat communities bottom-up gedragen worden en een persoonlijke aanpak is hierbij onontbeerlijk. Laat dat nu net Mark z’n werkstijl zijn!
Eén op één afspreken is leuk, maar juist de gezamenlijkheid maakt een community en om die reden organiseerde Mark per community een aantal werksessies om stap voor stap een goede basis te leggen. Bij elke community waren andere medewerkers van faculteiten en diensten betrokken en met hen werden de specifieke doelen van de community, de verwachtingen van de doelgroep en de structuren voor de organisatie besproken.
Resultaat
Mark legde de gevolgde stappen vast in een Start Guide, ter ondersteuning van eventuele toekomstige communities op de EUR. Toch een soort blauwdruk, maar dan EUR-groen.
Een goede basis maakt nog geen bruisende community. Daar is meer voor nodig. Meer verbinding, meer interactie, maar ook geduld.
En dus ging Mark, als een echte Community Manager betaamd, kennissessies organiseren, interessante content delen en ook anderen aansporen hieraan mee te doen. Om de doelen van de community te behalen moet er namelijk wel wat gefaciliteerd worden.
Tot slot heeft Mark ter afronding een advies geformuleerd over hoe de universiteit de communities verder kan benutten en ontwikkelen.
Learning van Mark
Mijn vorige opdracht eindigde in een Plan van Aanpak, die de organisatie zelf uit ging voeren. Met deze opdracht bij de EUR kon ik me ontwikkelen in de volgende stap van projectmanagement: de uitvoering van het plan. Wat is haalbaar, hoe werk je samen, en hoe activeer je mensen?
Luisteren is daar een hele belangrijke in. Door te luisteren leer je een organisatie kennen en hoor je waar behoeftes zijn om met de communities op in te spelen. Ik realiseerde me dat je ook door alleen maar te luisteren al verandering in de organisatie kan creëren doordat mensen zich gehoord voelen en ik me neutraal opstel.
Luisteren en inspelen op de behoeftes dus. In het laatste kon ik mooi mijn creativiteit in kwijt. Creativiteit om kennissessies te organiseren en om te oefenen met design thinking methodes om bijvoorbeeld het proces van event organisatie te verbeteren.
Tegelijkertijd is er bij het opzetten van communities ook gewoon geduld nodig, en geduld is niet per se mijn sterkste kant. Door niet meteen mijn handen van de communities af te trekken zodra de eerste basis was gelegd en dus de opdracht te verlengen, heb ik dit kunnen ontwikkelen. Het kost namelijk tijd om een community te laten groeien, voordat er interactie op gang komt en collega’s er zelf ook pro-actief tijd in gaan stoppen.