Veiligheidsregio Fryslân

Achtergrond
Toen de oorlog in Oekraïne uitbrak ontstond er een vluchtelingenstroom van Oekraïners die een veilig onderkomen zochten naar Nederland. Om de Oekraïense vluchtelingen een veilige plek te kunnen bieden heeft de Rijksoverheid in maart 2022 alle Veiligheidsregio’s de opdracht gegeven om ieder 2.000 noodopvangplekken te realiseren.

De Veiligheidsregio Fryslân heeft vanuit de afdeling crisisbeheersing een projectteam opgericht om aan de slag te gaan met deze opdracht. Dit projectteam werkt vanuit de crisisstructuur en verschillende expertises worden in het projectteam vertegenwoordigd (van de GGD en de GHOR tot informatiemanagement en beleidsvorming). Het doel van het projectteam is het coördineren van de realisatie van 2.000 opvangplekken in Friesland.

Vanaf mei 2022 verergerde de vluchtelingencrisis. Naast een vluchtelingenstroom uit Oekraïne werd de druk op het COA aanmeld- en opvangcentrum in Ter Apel te groot. Het COA kon niet iedereen een slaapplek aanbieden en de Veiligheidsregio’s moesten bijspringen om dit niet verder uit te hand te laten lopen. De Veiligheidsregio Fryslân heeft ernaar toe gewerkt om 225 asielzoekers op te kunnen vangen in Friesland om de overloop in Ter Apel te ontlasten. Ook dit wordt gecoördineerd vanuit hetzelfde projectteam.

Vraag 
Toen het projectteam ‘Vluchtelingen Oekraïne’ werd vormgegeven was er ook behoefte aan een beleidsmedewerker. Amber is gevraagd door de Veiligheidsregio Fryslân om deze rol te vervullen. De vraag aan Amber was om in samenwerking met het projectteam en de projectleider het beleid te vormen rondom de vraagstukken die spelen binnen de gemeenten of binnen het projectteam.

Aanpak
Tijdens haar opdracht is Amber bezig geweest met verschillende thema’s, onder andere het opstellen van:

• Een richtlijn voor de inzet van het Rode Kruis op opvanglocaties;
• Een richtlijn voor orde en veiligheid op de opvanglocaties;
• Een procesomschrijving voor de doorstroom van de particuliere opvang naar de gemeentelijke opvang;
• Een procesomschrijving van het IND-proces;
• En scenario analyses over verschillende instroomscenario’s.

Amber heeft al deze thema’s aangepakt door allereerst het vraagstuk te concretiseren. Door uitvraag te doen bij de projectleider en de gemeenten kreeg ze een duidelijk beeld van de behoefte en wat er opgelost moest worden.

Daarna ging ze alle informatie die beschikbaar was verzamelen, door bijvoorbeeld documenten van de Rijksoverheid te raadplegen maar ook door het vraagstuk te bespreken met de betrokken partijen (zoals het Rode Kruis en het IND).

Vervolgens ging Amber samen met de andere beleidsmedewerkers de voor- en nadelen afwegen en werd er een advies, handelingsperspectief of proces opgesteld en omschreven in het beleidsstuk. Door op een structurele en analytische manier te werken kon Amber de vraagstukken goed overzien en in samenwerking met het team en de betrokken partijen toewerken naar een beleidsstuk dat past binnen de werkwijzen van de Veiligheidsregio en de gemeenten.

Na goedkeuring van de projectleider presenteerde Amber het beleidsstuk aan de gemeenten tijdens een wekelijks overleg tussen de Veiligheidsregio Fryslân en de gemeenten.

Resultaat
Zoals hierboven omschreven heeft Amber verschillende beleidsstukken opgeleverd tijdens haar opdracht. Met deze beleidsstukken heeft ze het projectteam ondersteund in de coördinatie van de vluchtelingenopvang in Friesland en bijgedragen aan de professionalisering van het projectteam en het aanbrengen van structuur en processen in de crisissituatie. Daarnaast hebben de beleidsstukken handvaten geboden waar de gemeenten direct mee aan de slag konden in de uitvoering van de vluchtelingenopvang.

In het interview met Jan Regeling (projectleider ‘Vluchtelingen Oekraïne’) lees je meer over hoe Jan de samenwerking tussen de Veiligheidsregio Fryslân en Hieroo ervaart.

Learnings van Amber
Tijdens deze opdracht heb ik vanaf het begin van het projectteam een bijdrage mogen leveren aan de coördinatie van de vluchtelingenopvang in Friesland. Ik ben dankbaar dat ik heb mogen bijdragen aan dit belangrijke maatschappelijke thema. Ik heb veel geleerd tijdens deze opdracht, onder andere:

• Crisisbeheersing: tijdens mijn opdracht heb ik veel geleerd over crisisbeheersing, crisisstructuren en de bestuurlijke besluitvorming. Ik vond het interessant om hier meer over te weten te komen omdat dit eerder voor mij onbekend terrein was.
• Afbakening van een opdracht is cruciaal: om een goed advies te kunnen geven is het enorm belangrijk dat je goed weet wat iemand nodig heeft of wat het probleem is dat opgelost moet worden, en waarom. Zorg er daarom voor dat je dit helder hebt voordat je aan de slag gaat.
• Veranderingen zijn continue: in een crisissituatie kan iedere dag weer anders zijn. Je moet flexibel zijn om bijvoorbeeld beleidsstukken weer te herzien en te vernieuwen. Maar dat houdt het projectteam ook dynamisch.